社内アンケートは、企業が従業員の意見や要望を直接収集するための重要な手段です。
適切に設計されたアンケートは、職場環境の改善や社員の満足度向上に大いに貢献します。しかし、アンケートを実施するだけでは、社員の本音を引き出すことは難しい場合があります。 従業員が率直な意見を述べるためには、どうしたら良いのでしょうか？
この記事では、社内アンケートの基本的な作り方から、社員の本音を引き出すための具体的なコツまでを詳しく解説します。
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目次
社内アンケートとは
社内アンケートとは、企業が従業員を対象に、年に1回から数カ月に1度の頻度で実施する調査です。このアンケートは、職場環境に対する従業員の満足度を把握することを目的としています。
「従業員満足度調査」や「ES調査」とも呼ばれ、主に人事部門が主導となって実施されますが、場合によっては労働組合が実施し、労使交渉の場で活用されることもあります。
社内アンケートを導入する目的
社内アンケートを導入する目的は、多岐にわたります。
主な目的として以下の点が挙げられます。
1. 職場環境の改善
従業員からのフィードバックを直接収集することで、職場環境の具体的な問題点や改善点を把握し、従業員がより働きやすい環境を整えるための施策を講じることができます。
2. 従業員満足度の向上
従業員満足度を定期的に調査することで、従業員が感じている不満やストレスの原因を特定し、適切な対策を講じることができます。満足度の向上は、モチベーションや生産性の向上にも繋がります。
3. 組織のコミュニケーション改善
アンケートを通じて、従業員間や部門間のコミュニケーションの現状を把握し、コミュニケーションを円滑にするための施策を検討することができます。これにより、組織全体の連携が強化されます。
4. 企業文化の形成と強化
企業文化の現状を把握し、従業員がどのように感じているかを知ることで、理想的な企業文化を形成・強化するための具体的な施策を講じることができます。
社内アンケートを導入するメリット
社内アンケートを導入することには、以下のようなメリットがあります。
1. 従業員の声を直接聞ける
アンケートを通じて、従業員の生の声を直接収集することができます。これは、従業員の満足度や不満の原因を明確にするために非常に役立ちます。また、従業員が自分の意見が尊重されていると感じることで、エンゲージメントも高まります。
2. データに基づく意思決定が可能
アンケート結果を分析することで、データに基づいた客観的な意思決定が可能になります。
感覚や経験に頼るのではなく、具体的なデータを基に改善策を講じることで、より効果的な施策を実施できます。
3. 迅速な問題解決
アンケートを定期的に実施することで、早期に問題を発見し、迅速に対応することができます。
問題が大きくなる前に手を打つことで、従業員のストレスを軽減し、働きやすい職場環境を維持することができます。
4. 組織の透明性向上
アンケート結果を全社的に共有することで、組織の透明性が向上します。
従業員は自分たちの意見が経営陣に伝わり、それが組織全体の改善に役立てられていることを実感できます。
5. 従業員の定着率向上
従業員が自分の意見が反映される環境で働くことは、定着率の向上に繋がります。
離職率の低下は、採用コストやトレーニングコストの削減にも寄与し、組織全体の安定性を高めます。
6. 企業イメージの向上
社内アンケートを通じて、従業員の意見を尊重し、職場環境を改善する姿勢を示すことで、企業のイメージ向上にも繋がります。
これにより、優秀な人材の採用や顧客からの信頼獲得にも良い影響を与えます。
社内アンケートの作り方
社内アンケートを作成する際の基本的なステップを以下に詳述します。
1.目的の明確化
アンケートを実施する目的を明確に設定することが重要です。
例えば、職場環境の改善、従業員満足度の向上、組織のコミュニケーションの改善など、目的に応じたアンケートを設計することが成功の鍵となります。
2.設問の設計
目的に沿った設問を設計します。設問は具体的かつ回答しやすい形式にすることが重要です。
例えば、「現在の職場環境について満足していますか？」という質問は、具体的なフィードバックを得るための良い例です。選択肢を「非常に満足」、「満足」、「普通」、「不満」、「非常に不満」と設定すると、回答者が自分の感情を正確に表現しやすくなります。
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3.アンケートツールの選定
オンラインツールを活用すると、回答の集計や分析が容易になります。
Google Formsやformrunなどのツールは、無料で利用でき、多機能で使いやすいです。これらのツールを使用することで、アンケートの設計から配布、回収、分析まで一貫して行うことができます。
フォーム作成ツールの比較に関しては、以下の記事で詳しく紹介しているので合わせてご覧ください。
>> 【無料あり】Webアンケート作成ツール・システム11選を比較！選び方も解説
4.配布と回収
アンケートを全社員に配布し、回答を回収します。
配布方法はメールや社内イントラネットなどが一般的ですが、配布の際には回答者の匿名性を確保することが大切です。匿名性を確保することで、従業員はより率直な意見を提供しやすくなります。
効果的なアンケートの設計方法
効果的なアンケートを設計するためには、以下の点を考慮します。
1.具体性と明確さ
設問は具体的で明確なものにします。曖昧な設問は回答者を混乱させ、正確なデータを得ることが難しくなります。
例えば、「職場環境についてどう思いますか？」という漠然とした質問よりも、「現在のデスクの配置について満足していますか？」という具体的な質問の方が有益なフィードバックを得やすいです。
2.選択肢のバランス
質問にはバランスの取れた選択肢を用意し、中立的な回答も含めます。
例えば、リッカートスケール（「非常に満足」から「非常に不満」までの5段階評価など）を使用すると、回答者が自分の意見をより正確に表現できます。
3.自由記述欄の設置
自由記述欄を設けることで、回答者の詳細な意見を収集できます。
選択肢だけではカバーできない具体的な意見や提案を得るために、自由記述欄は非常に重要です。これにより、社員の独自の視点やアイデアを反映することができます。
社内アンケートのテンプレート例
以下に社内アンケートのテンプレート例を示します。
これらの質問を基に、自社の状況に合わせて調整してください。
労働環境アンケートのテンプレート
このテンプレートは基本的なものですが、自社のニーズに合わせてカスタマイズすることが重要です。
例えば、リモートワークの状況や新しいオフィスの導入に関する質問を追加することも有効です。
現在の職場環境について満足していますか？
- 非常に満足
- 満足
- 普通
- 不満
- 非常に不満
職場でのコミュニケーションに満足していますか？
- 非常に満足
- 満足
- 普通
- 不満
- 非常に不満
現在の業務量は適切ですか？
- 適切
- 多すぎる
- 少なすぎる
職場環境の改善点を教えてください。
- （自由記述）
職場環境改善アンケート例
下記のような具体的な質問を通じて、職場環境の現状と改善点を把握し、実効性のある改善策を講じることが可能です。
職場の衛生管理について満足していますか？
- 非常に満足
- 満足
- 普通
- 不満
- 非常に不満
職場の設備や備品に関して不満な点はありますか？
- （自由記述）
安全対策に関して改善してほしい点はありますか？
- （自由記述）
リモートワーク環境についてどう思いますか？
- 非常に満足
- 満足
- 普通
- 不満
- 非常に不満
職場の人間関係について、改善点があれば教えてください。
- （自由記述）
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このツールでは、質問に適した回答形式を選択できるため、顧客の意向を正確に把握することができます。
以下のテンプレートをぜひ参考にしてください。
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社内アンケート（自由記載）の回答例とポイント
「何を書けばよいかわからない…」または、「社内での印象を気にしてネガティブなことを書きにくい」という方もいるのではないでしょうか？
社内アンケートの自由記載欄においては、そのような不安や懸念を持つことは自然なことです。
以下では、自由記載欄における回答の具体的な例と、その際に注意すべきポイントについて解説します。
具体的に書く
抽象的な表現を避け、具体的な事例や状況を説明することが重要です。
具体的なエピソードを交えることで、問題点や提案の意図がより明確になります。
例:
- 抽象的な回答：「職場環境が良くない」
- 具体的な回答：「オフィスの照明が暗く、長時間の作業で目が疲れやすいです。特に夕方になると作業効率が落ちます。」
建設的なフィードバックを提供する
問題点を指摘するだけでなく、改善案や提案を含めることで、前向きなフィードバックを提供します。
これにより、単なる不満の表明ではなく、実際に役立つ提案となります。
例:
- 指摘のみ：「会議が長すぎます。」
- 建設的なフィードバック：「会議が長すぎるので、事前に議題を共有し、時間を決めて議論することで、効率的に進行できると思います。」
客観的な視点を持つ
個人的な感情や主観を排除し、客観的な視点で問題を記述します。
これにより、フィードバックがより受け入れやすくなります。
例:
- 主観的：「私は〇〇さんが嫌いです。」
- 客観的：「〇〇さんとのコミュニケーションが難しいと感じます。業務の分担や情報共有に改善の余地があると思います。」
ポジティブな言い回しを使う
ネガティブな表現よりも、ポジティブな表現を使うことで、受け取る側の印象が良くなります。
前向きな言葉遣いは、問題解決の意欲を示します。
例:
- ネガティブ：「いつも確認が遅いです。」
- ポジティブ：「もう少し早めに確認していただけると助かります。」
社員からのフィードバックの活用法
アンケートで収集したフィードバックは、企業の成長と職場環境の改善に不可欠です。
以下にその活用法を詳しく説明します。
分析と報告
まず、回答データを集計し、統計的な手法を用いて分析します。 各設問に対する回答の分布をグラフやチャートにすることで、全体の傾向を把握しやすくなります。分析結果を全社員に報告することで、透明性を保ち、社員は自分たちの意見が尊重されていると感じることができます。
問題点の特定
分析結果から主要な問題点を特定します。
例えば、コミュニケーションに関する不満が多い場合、それが組織全体の問題であることがわかります。問題点を明確にすることで、効果的な改善策を立案しやすくなります。
改善策の提案と実施
特定した問題点に対して、具体的な改善策を提案し、実施します。
例えば、コミュニケーション不足が問題として挙がった場合には、定期的なチームミーティングの導入やコミュニケーションツールの見直しなどを検討します。改善策は実行可能なものであり、明確な目標とスケジュールを設定して実施することが重要です。
フォローアップと評価
改善策の効果を確認するために、フォローアップ調査を定期的に実施します。
フォローアップにより、改善の成果を測定し、さらなる改善点を見つけることができます。また、改善策の効果を評価するために、最初のアンケートと同様の設問を使用して進捗を定量的に測定します。新たな問題点が発見された場合には、再度改善策を立案し、継続的な改善を図ります。
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まとめ
社内アンケートは、従業員の意見や要望をしっかりと把握し、職場環境を改善するための非常に有効な手段です。これをうまく活用することで、企業は従業員の満足度や生産性を向上させることができます。
従業員から具体的で建設的なフィードバックを得るためには、匿名性の確保や具体的な質問設計が不可欠です。アンケート結果をしっかり集計・分析し、そこから問題点を特定して具体的な改善策を提案・実施することで、職場環境は着実に改善されます。また、改善策の効果を確認するために、フォローアップ調査も忘れずに行いましょう。
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