個人事業主の中には、顧客管理が十分にできていない方や顧客管理の改善・効率化を望んでいる方が多くいます。
顧客管理は、顧客関係維持・強化や顧客ニーズの把握、マーケティング活用の最適化などに欠かせない要因の1つです。ただ、顧客管理を十分に実施できていない個人事業主は少なくありません。
顧客管理が十分でなければ、顧客離れや顧客満足度の低下にもなるため、早期に対策するのが大切です。
そこで今回は、個人事業主の顧客管理の必要性やメリット・デメリットを解説します。また、おすすめの顧客管理ソフト7選も紹介します。
formrunの特徴は、主に以下の通りです。
- プログラミング不要
- ワンクリックでrecaptcha設定可能
- マウス操作でデザイン設定可能
- お問い合わせ管理、メール対応も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
- ここまでできて、基本料金無料
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目次
個人事業主の顧客管理の必要性とは？
顧客管理は、顧客との関係を良好に維持するためにとても重要です。
特に、個人事業主は売上や仕事を確保するためにも、1人でも多くの顧客と良好な関係を保つ必要があります。また、管理している顧客情報を蓄積・分析すると顧客ニーズの把握や顧客ごとに最適なアプローチが可能です。
ただ、個人事業主は1人ですべての業務を担っているケースが多いため、顧客管理ソフトや顧客管理システムを活用して、顧客管理を最適化させる必要があります。
これまで顧客管理をあまり意識していなかった個人事業主の方は、顧客管理の必要性を理解しておきましょう。
顧客管理の重要性やメリット、目的を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
>> 顧客管理とはどんな仕事？プロが教える基本の方法と重要性
個人事業主が抱えている顧客管理の課題3選
個人事業主が抱えている顧客管理の課題は、主に以下の3つです。
- 顧客情報が分散している
- 顧客管理にかかる手間が多い
- 顧客管理・対応が十分にできない
それぞれの課題を見ていきましょう。
顧客情報が分散している
個人事業主の中には、顧客情報が分散しているケースが多くあります。
Excelや紙のシート、ファイルなどのさまざまな媒体で顧客情報を管理している場合、必要な顧客情報を引き出したい時に必要な情報がどこにあるのかわかりづらくなります。
顧客情報をすぐに引き出せない状態では、分析を行う際にも複数のツールやファイルから情報を探す必要があるため、手間がかかり面倒です。また、商談内容や取引内容を把握しにくくなるため、顧客関係の維持が困難になります。
そのため、顧客情報は1つのツールで管理するのが大切です。
顧客管理にかかる手間が多い
顧客管理にかかる手間が多くなるのも、個人事業主が抱えている顧客管理の課題の1つです。
顧客情報が分散していると情報を集める作業に時間がかかり、顧客管理で必要な情報の集計や書類作成、見積書・請求書作成の手間が増えます。また、顧客が多くなるほど集計や書類作成業務の負担は高くなるため、早い段階で対策する必要があります。
顧客管理に手間がかかっている状態が続くと、顧客対応が遅れてしまい顧客からの評価が下がるリスクもあるため、注意が必要です。
顧客管理・対応が十分にできない
個人事業主は、1人ですべての業務を行っているケースが多いため、人的リソース不足で顧客管理・対応が十分できない場合があります。
引き受けた業務を優先的に進めていると、顧客管理や対応が疎かになってしまい顧客ニーズを意識していない画一的な対応になりがちです。
その結果、顧客満足度の低下や顧客離れの原因につながるため、顧客管理・対応ができない場合は優先的に改善する必要があります。
個人事業主が顧客管理を最適化させる方法
個人事業主が顧客管理を最適化させるためには、主に以下の方法がおすすめです。
- 分散している顧客情報を一元管理する
- 顧客管理・対応を外注や顧客管理ソフトの導入で補う
Excelやアドレス帳、メモ帳などさまざまな媒体で管理している顧客情報をすべて1つのツールで管理すると、情報を探す際や分析する際にすぐに引き出せるようになります。また、顧客管理・対応を1人で補いきれない場合は、外注や顧客管理ソフトの導入が最適です。
顧客管理で課題を抱えている個人事業主の方は、ぜひ参考にしてみてください。
個人事業主が顧客管理ソフトを導入するメリット
個人事業主が顧客管理ソフトを導入するメリットは、主に以下の3つです。
- 顧客満足度の向上になる
- 蓄積された顧客情報を活用したマーケティングができる
- 業務効率化になる
それぞれのメリットを見ていきましょう。
顧客満足度の向上になる
顧客管理ソフトの導入によって顧客情報が最適に管理されると、顧客満足度の向上になります。
例えば、これまで顧客との商談まで十分にアプローチできなかった場合でも、顧客管理ソフトによって顧客情報の蓄積・分析ができるようになるため、商談につながりやすいアプローチが可能です。
さらに、顧客の担当者が不在な場合でも、顧客情報はソフトで管理されているため、情報共有がしやすくなっているため、別の担当者でも丁寧に対応できます。
そのため、顧客の求めている情報やサービスの提供が実現でき、顧客満足度が向上しやすくなります。
蓄積された顧客情報を活用したマーケティングができる
顧客管理ソフトに蓄積された顧客情報は、マーケティング活動で活用が可能です。
例えば、蓄積された顧客情報を分析して次の取引時期の予測を立て、予測に応じた最適なアプローチができるようになります。また、見込顧客や潜在顧客を分析して、顧客ごとに最適な営業活動が可能です。
そのため、取引成立の確率が上がり、これまでよりも集客率や売上が向上しやすくなります。
業務効率化になる
顧客管理ソフトは、顧客情報を一元管理してすぐに必要な顧客情報を確認できます。
そのため、顧客に渡す見積書や請求書の作成、顧客情報の共有などにかかる手間が大幅に削減可能です。また、これまでの顧客との取引履歴をすぐに確認できるため、書類作成の属人化を解消できます。
これまで顧客対応に時間がかかっていた場合や書類作成に多くの時間を使っていた場合は、顧客管理ソフトの導入がおすすめです。
個人事業主が顧客管理ソフトを導入するデメリット
個人事業主が顧客管理ソフトを導入するデメリットは、主に以下の3つです。
- 導入や運用コストがかかる
- 短期的な結果は期待できない
それぞれのデメリットを見ていきましょう。
導入や運用コストがかかる
顧客管理ソフトの導入には、初期費用や月額費用などの費用がかかります。
特に、AI搭載のものや機能が豊富に搭載されているものは、費用が高くなりがちです。また、機能をオプション追加する場合も費用が高くなってしまいます。
自社に適した顧客管理ソフトを導入して高い効果を得るためにも、会社の規模や業務内容を考慮して検討しましょう。
短期的な結果は期待できない
顧客管理ソフトは、導入直後から効果を期待できるものではありません。
最初に、ソフトの操作に慣れて使いこなせるようになった上で、顧客情報の蓄積・分析のための期間が必要です。
そしてその後に実施するマーケティングや営業活動などを継続的に行い初めて効果を得られます。
そのため、顧客管理ソフトを導入する際は長期的な運用によって効果が得られるものだと理解しておきましょう。
顧客管理ソフトの選び方3選
顧客管理ソフトの選び方は、主に以下の3つです。
- 使いやすいか
- 必要な機能はあるか
- セキュリティは充実しているか
顧客管理ソフトの選び方をそれぞれ見ていきましょう。
使いやすいか
顧客管理ソフトは、使いやすさを意識して選ぶのがおすすめです。
顧客管理ソフトを導入すると、顧客管理が最適化され業務改善や顧客満足度の向上に貢献しますが、ソフトを使いこなせないと期待した効果を得られない可能性があります。
操作が難しく使いにくい場合、機能を十分に活用できず業務が改善されない場合や従業員の業務負担が増えるケースも少なくありません。
そのため、導入前に無料トライアルの実施やカスタマイズ性が高くシンプルなソフトを選ぶなどがおすすめです。
必要な機能はあるか
必要な機能があるか確認するのも、顧客管理ソフトを選ぶ上で大切なポイントです。
顧客管理ソフトには、主に顧客情報の一元管理・商談管理・メール配信・分析などの機能が搭載されています。また、ソフトによって購入履歴管理・MA機能なども搭載されている場合もあるため、導入前に搭載されている機能の確認が大切です。
自社の業務に必要な機能が十分に搭載されたソフトなら、高機能なものでなくても十分に効果を期待できます。
セキュリティは充実しているか
顧客情報は、重要な個人情報の1つなため、セキュリティ性の高さも選ぶ上では欠かせません。
例えば、IPアドレスによるアクセス制限やデータ通信の暗号化、ISMS認証（ISO27001）などがされている顧客管理ソフトはセキュリティが充実しています。また、無料ソフトよりも有料ソフトの方がセキュリティ対策は充実している傾向にあります。
セキュリティ対策が十分でないと、不正アクセスや情報漏洩、ウイルス感染などのリスクが高くなり顧客からの信用も失う可能性もあるため、十分に注意しましょう。
2024年におすすめの顧客管理ソフト9選【無料あり】
2024年におすすめの顧客管理ソフトは、主に以下の9つです。
- HubSpot CRM
- Salesforce Sales Cloud
- Zoho CRM
- kintone
- Knowledge
- SuiteSansan
- GENIEE SFA/CRM
- eセールスマネージャーRemix
- Synergy!
それぞれの顧客管理ソフトを見ていきましょう。
HubSpot CRM
HubSpot CRMは、さまざまな業務に対応できる個人事業主向けのSaaS型CRMツールです。
主に、マーケティング機能や営業支援機能、コンテンツ管理機能などが豊富に搭載されており、リアルタイムで営業活動の可視化ができます。また、無料でCRM機能のほとんどが利用でき、初期費用がかからないため、お得なCRMツールです。
初期費用無料で外部ツールとの連携機能や充実したサポート、無制限のストレージなどの気の機能があるため、顧客管理の最適化のために導入してみるのをおすすめします。
HubSpot CRMの機能や効果を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> HubSpot（ハブスポット）とは？機能・効果を解説【まずは知ろう】
Salesforce Sales Cloud
Salesforce Sales Cloudは、顧客管理機能に加えて、案件管理やリード管理などの機能も搭載されているSaaS型CRMツールです。
営業・カスタマーサポート・メール配信などの機能が1つにまとめられており、収集したデータを分析して売上予測を立てられるAIも搭載しています。
そのため、顧客に応じて最適なアプローチを実施してメール開封率や問い合わせ件数、顧客満足度の向上の期待ができます。また、さまざまな業界や事業規模に適しているため、幅広い企業で導入が可能です。
Zoho CRM
Zoho CRMは、分析ツールが充実しており、リアルタイムでの業務進捗状況の確認やリード獲得件数の把握が可能です。
さらに、現在のタスク件数や受注件数などのチームの活動状況、個別目標の達成情報なども把握できるため、取るべき対策や改善にすぐに取り組めます。また、操作性やカスタマイズ性が高いため、使いやすい顧客管理ソフトです。
Zoho CRMは、使いたい機能や規模に応じたプランも設けられているため、無駄なコストをかけずに導入できます。
Zoho CRMの機能や特徴を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> Zoho CRMとは？機能の特徴＆料金を紹介【無料版あり】
kintone
kintoneは、ノーコードで簡単に業務システムやアプリの作成ができるノーコード・ローコードツールです。
プログラミングなどの専門知識がなくても、自社で必要な業務システムを作れるため、自社に最適な業務効率化ツールの導入ができます。また、約200種類以上の外部サービスと連携でき、拡張機能も豊富にあります。
そのため、kintoneは個人事業主から規模の大きい企業まで、幅広く活用できるツールです。
Knowledge Suite
Knowledge Suiteは、SFAやCRM、グループウェアなどの機能が搭載された総合的なビジネスツールです。
主に、テレワークでも営業活動を問題なく進められるための営業支援や交換した名刺をデジタル化して管理・活用する名刺管理などの機能があります。また、ユーザー数無制限でさまざまなデバイスからのアクセスが可能です。
そのため、従業員同士が同じ場所にいない場合でも情報共有や業務の連携が滑らかに進められます。
Sansan
Sansanは、名刺や企業情報、営業履歴などのさまざまな情報を一元管理して社内で共有できます。
顧客同士のつながりを可視化し、商談準備の効率化や新規顧客開拓のための営業リストの作成が可能です。また、100万件以上の企業情報があらかじめ登録されているため、初めて商談する顧客に対しても事前準備や参考資料の用意ができます。
GENIEE SFA/CRM
GENIEE SFA/CRMは、直感的に操作できるから初めてでも使いやすい特徴のあるSFA・CRMツールで、個人事業主向けの機能も豊富です。
OpenAIの「GPT-4」を標準搭載しており、設定や分析などのサポートを高精度で対応してくれます。また、APIによる外部システムとの連携機能によって業務に合わせてカスタマイズが可能です。
そのため、初めて顧客管理ソフトの導入をする方や顧客管理、営業活動を効率化したい方は、導入してみてください。
eセールスマネージャーRemix
eセールスマネージャーRemixは、シンプルな操作性で営業現場でも使いやすい顧客管理ソフトです。また、担当アドバイザーによるサポートデスクや導入から定着までのサポート体制も整っています。
さらに、情報の属人化の解消や顧客関係維持の強化が期待できるCRM機能、営業活動の可視化や効率化、標準化ができるSFA機能、顧客別に最適な対応ができるMA機能の利用が可能です。
無料トライアルも提供されているため、顧客管理ソフトの導入を検討している場合は、ぜひお試しください。
Synergy!
Synergy!は、集客のための施策や顧客情報の一元化、クロスチャネルやデータ分析まで幅広いCRMをサポートできるシステムです。
特に、詳細なターゲティングによる広告運用や顧客情報の収集・活用などできるマーケティング機能は、初心者でも高い効果を期待できます。また、無制限でフォーム作成ができるため、必要に応じてフォーム作成が可能です。
強固なセキュリティで導入時にはセキュリティチェックの要望にも対応しているため、安心して導入できます。
個人事業主の顧客管理に関連するよくある質問
個人事業主の顧客管理に関連するよくある質問を整理しました。
それぞれの質問と回答を見ていきましょう。
顧客管理をシンプルにするにはどうすればいいですか？
顧客管理をシンプルにするためには、顧客管理に必要な機能が最小限搭載されているソフトを選ぶのがおすすめです。
費用を抑えられるだけでなく操作性も高く、導入後すぐに使いこなせるようになります。また、これまでソフトを導入したことない場合でも顧客情報をすぐに検索して確認できるため、業務効率化も可能です。
操作やソフトに慣れていき機能を追加したい場合は、別のソフトに乗り換えるなどして対応していきましょう。
顧客管理システムは自作できますか？
顧客管理システムは、ExcelやGoogleスプレッドシートを使うと自作できます。また、ノーコードツールを活用すると、専門知識がなくてもパーツを組み合わせるだけで簡単に作成が可能です。
誰でも手軽に始められるツールで初期費用もほとんどかからないため、コストをかけずに顧客管理を最適化させたい場合は、おすすめです。
ただ、顧客管理ソフトと違い高精度な分析能力がなくデータ量が増えると重くなるなどのデメリットもあるため、考慮した上で利用しましょう。
顧客管理ソフトで買い切りタイプはありますか？
顧客管理ソフトは、基本的に月額料金を支払って利用するケースがほとんどです。
買い切りタイプの顧客管理ソフトはほとんどないため、月々の利用料を支払わずに顧客管理ソフトを利用したい場合は、無料ソフトを利用してみてください。
ただ、無料ソフトは利用できる機能が限られている場合やセキュリティやサポートが充実していない場合があるため、十分に考慮しておきましょう。
顧客管理ソフトを無料で使いたい場合エクセルは活用できますか？
顧客管理ソフトを無料で使いたい場合、Excelを活用して顧客管理シートを自作できます。
Excelで顧客管理シートを自作する方法は、主に以下の通りです。
- 管理したい顧客情報の項目を決める（企業名・名前・電話番号・受注内容など）
- 決めた項目を元に顧客情報を入力する
- テーブル機能で情報を可視化する（対象範囲を選択して「表示形式」から「交互の背景色」を択、見やすいスタイルを決めて「完了」をクリック）
- 必要に応じてフィルタやプルダウンなどの機能を追加する
- 問題なくExcelで顧客情報が表示されていれば完了
これからExcelで顧客管理シートを自作したい場合は、参考にしてみてください。
顧客管理ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
顧客管理ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。
- 顧客管理・対応を効率化できる
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）で回答者の離脱を防げる
それぞれの特徴を見ていきましょう。
顧客管理・対応を効率化できる
formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。
formrunはフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をformrun上で一覧管理が可能です。
一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。
未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。
蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。
さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。
テンプレートが豊富
formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。
アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。
formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。
テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。
ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなフォームを作成してみてください。
EFO（フォーム最適化）で回答者の離脱を防げる
送信する際のエラーや、項目数が表示されていない、ブラウザを間違えて閉じてしまうなど、フォームにまつわるよくある上記のようなストレスが原因でフォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。
それらの離脱を防ぐため、回答者が便利にフォームを利用できる取り組みとして、残項目数表示や、ページ分割機能、入力途中保存、リアルタイムでのエラー表示機能などがあります。
そのためユーザーは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あと何分で完了するか」などを常に把握できるため、回答負担が大幅に減ります。
EFO機能を導入するには約30,000円の費用がかかることが一般的ですが、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機能を導入できます。
ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォームの通過率が上がる経験をしてみてください。
顧客管理を徹底して事業を成長させていこう！
顧客管理は、個人事業主や企業にとって欠かせない業務の1つです。ただ、1人で業務を行う方やノウハウがない方は、十分に顧客管理ができない場合があります。
顧客管理が十分でないと、顧客離れや収益の低下を招くリスクがあるため、早い段階で顧客管理ソフトを導入するなどして対策させるのが大切です。また、顧客管理ソフトを選ぶ際には使いやすさや機能、セキュリティなどをしっかりと確認して選ぶようにしましょう。
業務効率化や顧客満足度向上を検討している個人事業主は、顧客管理ソフトの導入を検討してみてください。
formrunには、主に以下の特徴があります。
- プログラミング不要
- ワンクリックでrecaptcha設定可能
- マウス操作でデザイン設定可能
- お問い合わせ管理、メール対応も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
- ここまでできて、基本料金無料
formrunを詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
formrunでフォームを作成したい方はこちらをご覧ください。
>> 簡単にフォームを作成する
formrunのテンプレートはこちらをご覧ください。
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