kintoneの予約システムを構築する方法は？メリットや注意点を解説

日々多くの予約問い合わせ対応をしていると、記入漏れや予約の重複などのトラブルが起きてしまうケースがあります。

kintoneの予約システムでは、大量の予約対応をすべて自動で行い、予約忘れや予約の重複の防止が可能です。ただ、「どのようにして構築すればいいのか？」「どのようなメリットがあるのか？」など気になるポイントもあります。

本記事では、kintoneの予約システムを構築する方法やメリット、注意点を解説します。

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以上の特徴があり基本無料で利用できます。

これからフォーム作成ツールの導入を検討している方は導入してみてください。

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kintoneの予約システムとは？

kintoneの予約システムとは、予約管理が簡単にできるシステムです。

サイボウズ株式会社が提供しているノーコード・ローコードでシステム構築ができるkintoneで構築ができます。

予約システムを構築するとイベントやセミナー、店舗の予約などの問い合わせを1つのシステムで完結できるため、正確な予約管理が可能です。

予約状況はカレンダー形式で確認できるため、予約漏れや予約完了メールの重複などの防止もできます。

kintoneの利用料金

kintoneは、以下3つのコースから選べます。

引用：kintone 公式サイト

これからkintoneの契約を検討している方は参考にしてみてください。また、どのコースも初期費用は無料です。

kintoneで予約システムを構築する方法

kintoneで予約システムを構築する方法は、主に以下の通りです。

• 実現したい機能や情報を明確にする
• フォームの設定・作成をする
• 必要なワークフローを設定する
• セキュリティ設定をする
• システム運用のルールを設定する
• システム構築・データ移行する
• システムテストをする
• 運用を開始する

これからkintoneで予約システムの構築をする方は、参考にしてみてください。

kintoneで予約システムを構築する4つのメリット

kintoneで予約システムを構築するメリットは主に以下の通りです。

• 簡単にシステムを構築できる
• 予約管理の効率化になる
• 予約の重複を防止できる
• 人件費や印刷代などのコスト削減になる

それぞれのメリットを解説します

簡単にシステムを構築できる

kintoneはノーコード・ローコードでシステム構築ができるため、専門知識がなくても簡単に必要なシステムを構築できます。

アプリから簡単に操作して必要な機能を搭載できるため、初めてシステム構築を行う企業でも安心です。また、外部に構築を依頼する時間や費用も削減できます。

これから業務システムの構築を検討している企業は、kintoneを利用してみてください。

予約管理の効率化になる

kintoneで予約システムを構築すると、予約管理の効率化にもなります。

kintoneの予約システムはクラウド上で利用できるため、外出している時でも顧客の予約問い合わせの確認が可能です。

さらに、これまで有人対応していた予約管理をすべて自動化してくれます。

どこからでも予約状況を把握でき、顧客とのやり取りも削減されるため、同じ時間でより多くの予約対応が可能です。

予約の重複を防止できる

kintoneで予約システムの構築をすると、予約の重複を防止できるようになります。

予約管理は自動で行われるため、同じ日時に誤って予約を入れてしまうリスクをなくし、ダブルブッキングの回避が可能です。

さらに、予約状況をリアルタイムで把握できるため、人的ミスによる記入漏れや予約忘れを防止して顧客からの信頼を下げずに管理できます。

特に、予約対応が多い企業や店舗では大幅なリスク回避につながるため、おすすめです。

人件費や印刷代などのコスト削減になる

これまで予約受付に対応していた人材は、kintoneの予約システムによって削減が可能です。

kintoneの予約システムは、自動で顧客の予約受付・管理を行い、システム内で予約状況を表示してくれるため、紙媒体での管理も不要になります。

そのため、予約管理にかかっていた人件費や紙代、印刷代を削減して余ったリソースを他の業務やシステム構築に活用できます。

kintoneで予約管理システムを構築する際の3つの注意点

kintoneで予約管理システムを構築する際の注意点は、主に以下の通りです。

• 開発スケジュールは余裕を持って設定する
• 構築したシステムの運用・保守コストを考慮する
• 自社に適したプランを選択する

それぞれの注意点を解説します。

開発スケジュールは余裕を持って設定する

kintoneで予約システムを構築する際は、余裕を持った開発スケジュールを設定しましょう。

kintoneは、誰でも簡単に必要なシステムの構築ができますが、運用開始までには数週間ほど時間がかかります。

設計から開発、導入まで十分に時間が確保されていれば、トラブル発生時にも柔軟な対応が可能です。

システム構築には想定よりも運用開始が遅れてしまうケースもあるため、余裕のあるスケジュール設定をしておくと安心できます。

構築したシステムの運用・保守コストを考慮する

構築した予約システムは導入したら完了ではなく、その後に運用・保守を行う必要があります。

定期的なデータのバックアップやシステムの改善、セキュリティ対策の強化など取り組む作業が多いため、事前に考慮するのが大切です。また、セキュリティに詳しい人材が社内にいない際は、外部にセキュリティ対策を依頼する必要もあります。

そのため、予約システムを構築する際は必要なコストを算出しておきましょう。

自社に適したプランを選択する

kintoneでは、契約ユーザー数や拡張機能の有無などに応じて3つのプランが用意されているため、自社に適したプランを選択する必要があります。

コストを抑えるためにライトプランを選んだ結果、アプリ数やユーザー数が不足してグレードアップする手間がかかるケースもあります。

そのため、自社に必要な機能が十分に揃っているプランを確認したり費用対効果を考えたりして、最適なプランを選ぶのがおすすめです。

kintoneで受付システムを構築する上で必要な機能

kintoneで受付システムを構築する上で必要な機能は、主に以下の通りです。

• 予約・問い合わせフォーム
• メールの自動返信機能

予約・問い合わせフォームを設置すると、顧客の問い合わせを自動で対応できるため、予約対応の効率化になります。

問い合わせ対応を自動化できるため、人的ミスの削減が可能です。

予約受付後もメールの自動返信機能があれば予約確認メールや問い合わせの回答メールを自動で送信できるため、対応漏れを防げます。

そのため、予約・問い合わせフォームとメールの自動返信機能は忘れずに搭載しておきましょう。

kintoneの予約管理システムのよくある活用場面

kintoneの予約システムのよくある活動場面は、主に以下の通りです。

• kintoneで会議室予約を管理
• kintoneで貸出管理簿の作成

それぞれの活動場面を解説します。

kintoneで会議室予約を管理

1つ目の活用場面は、会議室予約の管理です。

kintoneの予約システムを活用して会議室予約を管理すると、会議のダブルブッキング防止やリマインダー機能による会議忘れ防止ができます。また、会議室の空き状況をリアルタイムで確認できます。

スムーズに会議を進行でき情報共有がしやすくなるため、企業全体にとって大きなメリットです。

リモート会議とWeb会議の違いや導入・運用方法について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> リモート会議とWeb会議の違いとは？導入・運用方法とおすすめツール14選

kintoneで貸出管理簿の作成

2つ目の活用画面は、貸出管理簿の作成です。

貸出管理簿とは、自社の商品・サービスの貸し出し状況や返却状況を管理するための台帳です。

kintoneでは、「レンタル機器管理」や「備品在庫管理」などのサンプルアプリを利用すれば、誰でも簡単に貸出管理簿の作成ができます。

そのため、貸出管理簿の作成を行う際にも、kintoneを活用してみるのがおすすめです。

予約管理フォーム作成ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

予約管理フォーム作成が簡単にできるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は主に以下の通りです。

• フォーム作成が簡単にできる
• テンプレートが豊富
• 顧客管理・対応を効率化できる

それぞれの特徴を解説します。

フォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

【メールアドレスがあれば無料で利用可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。】

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

テンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなフォームを作成してみてください。

顧客管理・対応を効率化できる

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

formrunはフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をフォームラン上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

kintoneで予約システムを構築して業務効率化を目指そう！

kintoneの予約システムは、プログラミング知識がほとんどなくても構築でき、予約管理の属人化解消や業務効率化、人的ミスの削減につながります。

さらに、目的や用途、規模などに応じて3つのプランが提供されているため、自社に最適なプランが利用可能です。

自社の予約管理を効率化させたい企業や業務課題を解決・改善させたい企業は、ぜひ導入してみてください。

実際formrunとkintoneを連携することで業務を効率化してくださっているお客様がいます！ぜひご覧ください。
>>  formrun×kintone連携で実現！リード顧客から受注管理までシームレスな営業フロー（株式会社みやちゃう 様）

無料で誰でも簡単に操作できるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は主に以下の通りです。

以上の特徴があり基本無料で利用できます。

これからフォーム作成ツールの導入を検討している方は導入してみてください。

formrunとkintoneの連携について詳しく知りたい方はこちらをご確認ください。
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formLab編集部

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