サイトやブログなどの運営を始めると個人情報の取扱いが増え、プライバシーポリシーの記載が必須です。
「プライバシーポリシーに何を書けば良いのかわからない」「法律に関する内容なので知識がなく不安」とお困りではありませんか？
この記事では、プライバシーポリシーの雛形として利用できる例文を紹介します。
法律に基づいた適切な内容をしっかり抑えて、信頼できるサイト作りに取り組みましょう。
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お問い合わせフォーム自体も、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で作成可能。120種類の中からテンプレートを選び、項目を追加するだけで完成します。メールの自動返信や顧客管理など充実した機能が揃っているのも強みです。
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目次
お問い合わせフォームに掲載するプライバシーポリシーの雛形
以下はお問い合わせフォームに掲載できるプライバシーポリシーの雛形す。
引用：Webサイトの利用規約
コピー&ペーストで利用可能ですが、あくまで例文となるため、内容を確認の上ご自身のサイトに合わせて適宜編集してご利用ください。
プライバシーポリシー
株式会社◯◯（以下、「当社」といいます。）は、本ウェブサイト上で提供するサービス（以下、「本サービス」といいます。）における、ユーザーの個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下、「本ポリシー」といいます。）を定めます。第1条（個人情報）
「個人情報」とは、個人情報保護法にいう「個人情報」を指すものとし、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報及び容貌、指紋、声紋にかかるデータ、及び健康保険証の保険者番号などの当該情報単体から特定の個人を識別できる情報（個人識別情報）を指します。第2条（個人情報の収集方法）
当社は、ユーザーが利用登録をする際に氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、銀行口座番号、クレジットカード番号、運転免許証番号などの個人情報をお尋ねすることがあります。また、ユーザーと提携先などとの間でなされたユーザーの個人情報を含む取引記録や決済に関する情報を、当社の提携先（情報提供元、広告主、広告配信先などを含みます。以下、｢提携先｣といいます。）などから収集することがあります。第3条（個人情報を収集・利用する目的）
当社が個人情報を収集・利用する目的は、以下のとおりです。
当社サービスの提供・運営のため
ユーザーからのお問い合わせに回答するため（本人確認を行うことを含む）
ユーザーが利用中のサービスの新機能、更新情報、キャンペーン等及び当社が提供する他のサービスの案内のメールを送付するため
メンテナンス、重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
利用規約に違反したユーザーや、不正・不当な目的でサービスを利用しようとするユーザーの特定をし、ご利用をお断りするため
ユーザーにご自身の登録情報の閲覧や変更、削除、ご利用状況の閲覧を行っていただくため
有料サービスにおいて、ユーザーに利用料金を請求するため
上記の利用目的に付随する目的第4条（個人情報の第三者提供）
1.当社は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめユーザーの同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
予め次の事項を告知あるいは公表し、かつ当社が個人情報保護委員会に届出をしたとき
利用目的に第三者への提供を含むこと
第三者に提供されるデータの項目
第三者への提供の手段または方法
本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること
本人の求めを受け付ける方法2.前項の定めにかかわらず、次に掲げる場合には、当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。
当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いた場合第5条（個人情報の訂正および削除）
ユーザーは、当社の保有する自己の個人情報が誤った情報である場合には、当社が定める手続きにより、当社に対して個人情報の訂正、追加または削除（以下、「訂正等」といいます。）を請求することができます。
当社は、ユーザーから前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正等を行うものとします。
当社は、前項の規定に基づき訂正等を行った場合、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは遅滞なく、これをユーザーに通知します。第6条（お問い合わせ窓口）
本ポリシーに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。住所：○○○○
社名：○○○○
代表取締役：○○○○
担当部署：○○○○
Eメールアドレス：○○○○
お問い合わせフォームのプライバシーポリシーに記載すべき事項
以下より、ユーザーが安心してフォームに入力できるよう、お問い合わせフォームに記載すべき事項を解説します。
個人情報の収集・利用の目的
「より良いサービスを提供するため」「お問い合わせへ回答するため」のように、個人情報をなぜ収集するのか、その目的を明確にしておきましょう。
個人情報を収集すると、収集した情報を分析してより良いサービス開発に役立てられるため、サービス提供側には大きなメリットがあります。
しかし、利用者の中には、「なぜ個人情報を提供しなくてはいけないのか」と疑問を感じる方が少なからず存在します。お問い合わせフォームにおいては、個人情報を提供することで、問い合わせの回答を自身のメールアドレスに受信可能です。
個人情報の収集はお互いにメリットのある行為です。その目的を明確に伝え、利用者の同意を得て収集することが重要になります。
利用範囲
収集した個人情報については、利用する範囲を明確に示しましょう。自社のみで利用するのか、提携会社も利用するのかを記載する必要があります。
個人情報が提供した場所以外で利用されることは、利用者が不安を感じてしまう原因です。
特に提携会社も利用する場合は、その理由も明記することをおすすめします。
第三者提供有無
個人情報を第三者に提供する可能性がある場合、その旨を明記しましょう。例えば、配送業者や決算代行など、提携先の名称と提供理由を具体的に明記することで、利用者の安心に繋がります。
また、「利用者の同意なしに第三者に個人情報を提供しない」といった記載も重要です。
個人情報の管理方法
データの暗号化、アクセス制限など、個人情報の管理・保管方法について具体的に説明しましょう。
サービス提供者が安全な環境で個人情報を管理している姿勢を伝えることで、利用者の安心に直結します。
利用者の権利
提供した個人情報を利用者が確認・修正・削除することは、利用者の権利です。修正や削除の場合は、その手順について明記してください。
また、確認や開示請求があった場合は、遅延なく開示する旨も記載しましょう。
Cookieについて
Cookieとは、Webサイトにアクセスした際にブラウザに保存される訪問者の情報や行動履歴を記録する仕組みのです。
Cookieは個人情報を特定するものではありません。しかし、自社サイトがCookieを利用している場合は、個人情報は特定できないことやCookieの利用目的を記載することで、利用者の安心に繋がります。
なお、Cookieは個人情報と紐づけての利用が可能です。その場合は紐づけている旨の記載が必須です。
問い合わせ先
利用者が困った時に問い合わせる連絡先を記載しておきましょう。専用フォームやメールアドレスを記載しておくことで、利用者は気軽に問い合わせができます。
また、事業者の代表者氏名や会社名称、住所は個人情報保護法で公表が定められているため、記載必須です。
問い合わせフォームに載せるプライバシーポリシーの必要性
お問い合わせフォームでは、多くの個人情報を取り扱います。お問い合わせフォームから安心して情報を提供してもらうためにも、プライバシーポリシーの掲載は重要です。
プライバシーポリシーは、個人情報の取り扱いに関する方針を明文化したものです。収集、活用、管理、保護など、個人情報がどのように扱われるのかを利用者に示すことで、安心して利用してもらえます。
特に、商品紹介サイトや広告掲載サイトでは、免責事項と併せて記載することで、トラブルを未然に防ぐ効果があります。
お問い合わせフォームに載せるプライバシーポリシーを依頼するには
プライバシーポリシーは、雛形や例文を使用して自作可能です。しかし、プライバシーポリシーの基礎知識や個人情報に関連する法律の知識がないと、より適した内容にするのは困難です。
知識に不安があり、自社で作成するのが難しい場合は、行政書士や弁護士に作成を依頼できます。また自身で作成したプライバシーポリシーのチェックのみをしてもらうことも可能です。
行政書士に依頼する場合は比較的安価で済みます。費用目安はチェックのみで1万円程度、作成で1万5千円〜2万円程度です。簡単な作成や修正に向いています。
弁護士に依頼する場合、法的リスクを考慮した上で最新の法令に準拠したプライバシーポリシーを作成してもらえます。
複雑な事業形態や個人情報の取り扱いをしている場合は弁護士への依頼が適切です。費用目安はチェックで1万円〜5万円程度、作成で3万円～数10万円程度と、内容によって大きく変動します。
formrunなら簡単にプライバシーポリシーを設定できる
お問い合わせフォームに記載するプライバシーポリシーは、雛形を利用することで作成が可能です。基礎知識がなく、自社サイトに適したプライバシーポリシーの作成が困難な場合には、行政書士や弁護士への依頼を検討しましょう。
また弊社が運営するフォーム作成ツール「formrun」では、プライバシーポリシーの設定も簡単にできます。規約の表示方法についても、フォーム画面内に規約を表示する方法と、規約が書かれたURLを表示する方法の2つから選択が可能です。
またformrunは、プログラミング不要の簡単操作で、デザイン性やセキュリティ面が高いお問い合わせフォームが作成できます。お問い合わせメールへの自動返信機能や顧客管理機能など、お問い合わせの管理に便利な機能も搭載。
ほとんどの機能が無料で利用できるため、ぜひチェックしてみてください。
formrunでプライバシーポリシーを設定する方法を知りたい方はこちら
>>フォーム項目の規約項目（利用規約・プライバシーポリシーなど）を設置する方法
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