顧客管理はGoogleスプレッドシートでできる！顧客管理で使えるテンプレートも紹介

顧客管理を顧客管理ツールからGoogleスプレッドシートに移行しようと検討している企業の中には、豊富がわからない、うまくいくか不安などの悩みがあります。

Googleスプレッドシートは、簡単な操作で顧客管理ができるだけでなくExcelのような操作性でGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用が可能です。

ただ、具体的にGoogleスプレッドシートで顧客管理をする方法を理解していない方も少なくありません。

そこで今回は、顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリット・デメリットや方法を解説します。また、顧客管理で使えるテンプレートも紹介します。

formrunの特徴は、主に以下の通りです。

formrunの顧客管理について知りたい方はこちらをご覧ください。

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顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリット

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリットは、主に以下の4つです。

• 無料で利用できる
• さまざまなデバイスからアクセスできる
• 複数人で同時に操作できる
• Excelと同じように使用できる

それぞれのメリットを見ていきましょう。

無料で利用できる

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。

通常、顧客管理のために顧客管理ツールなどを導入する場合は、初期費用や月額料金が発生します。しかし、Googleスプレッドシートなら無料で利用できるため、コストをかけたくない場合に最適です。

また、個人事業主や中小企業の中には、できるだけコストを抑えたいと考えているケースも多いため、Googleスプレッドシートの利用をおすすめします。

さまざまなデバイスからアクセスできる

Googleスプレッドシートは、さまざまなデバイスからのアクセスが可能です。

主に、パソコンやスマートフォン、タブレットからのアクセスができるため、インターネット環境が整っていれば、どこでも利用できます。また、外出先や自宅から少し確認したい際にもスマートフォンから気軽にアクセスできるため、便利に利用が可能です。

そのため、業務に必要な顧客データを確認して、すぐに活用したい場合は、Googleスプレッドシートで顧客管理をしてみてください。

複数人で同時に操作できる

複数人で同時に操作できるのも、顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリットです。

Googleスプレッドシートは、シートのアクセス権限を変更すれば、アクセス権の与えられているユーザー全員が操作できます。また、アクセス権限が付与されていないユーザーはシートにアクセスできないため、セキュリティ面も安心です。

さらに、アクセス権限を付与すれば、チームでの共同作業だけでなくチーム内での情報共有もスムーズになります。

そのため、チームメンバーがそれぞれ違う場所にいても気軽に業務が可能です。

Excelと同じように使用できる

Googleスプレッドシートは、Excelと同じように操作できるツールです。

そのため、Excelの操作に慣れている方であれば、導入後すぐに機能や操作を十分に使いこなせるようになるため、ストレスなく活用できます。ただ、フォントやグラフの種類はExcelよりも少ないため、物足りなさを感じる場合もあります。

Excelに慣れている方で、Googleスプレッドシートを利用する方は考慮しておきましょう。

スプレッドシートで顧客管理・営業管理をするための方法について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
>> 【テンプレートあり】スプレッドシートで顧客管理・営業管理する方法

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うデメリット

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うデメリットは、主に以下の4つです。

• 大量のデータを保存する際には使いにくい
• スマートフォン・タブレットからは使いにくい
• 高度なデータ分析には適していない
• セキュリティに問題がある

それぞれのデメリットを見ていきましょう。

大量のデータを保存する際には使いにくい

Googleスプレッドシートは、大量のデータを保存する際には適していません。

扱っている顧客データ量や関数が増えていくと動作が重くなってしまい、編集中にフリーズしたり読み込みが遅くなったりします。

そのため、膨大な顧客データを管理する方や今後データ量が増える予定の方は、Googleスプレッドシートはあまりおすすめできません。

スマートフォン・タブレットからは使いにくい

Googleスプレッドシートは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのさまざまなデバイスからアクセスできますが、スマートフォン・タブレットからでは使いにくくなります。

そのため、外出中にパソコンからアクセスできない状況で、スマートフォン・タブレットからアクセスする際は、使いにくさを考慮するのが大切です。ただ、顧客データの確認をするだけの場合など操作を目的とせずにアクセスする場合は、あまり不便になりません。

高度なデータ分析には適していない

高度なデータ分析には適していないのも、Googleスプレッドシートのデメリットです。

顧客管理ツールやExcelと比較すると、Googleスプレッドシートの情報検索機能や分析機能はあまり高度ではありません。ただ、用意されたテンプレートやグラフ、表を使った分析なら問題なく活用が可能です。

そのため、顧客管理を低コストで行いたい企業やあまり高度な分析を行わない企業でない場合は、Googleスプレッドシート以外で分析を行う必要が出てきます。

セキュリティに問題がある

Googleスプレッドシートのセキュリティには問題があるため、データの取り扱いには注意が必要です。

Googleスプレッドシートでは、シートのアクセス権限を設定できるようになっており、設定によって多くのユーザーにアクセス権限を付与できます。また、閲覧者や編集者などの権限の付与も可能です。

共同作業や情報共有では便利な機能ですが、アクセス権限を付与しすぎると不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まるため、注意が必要です。

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セキュリティが高いのもformrun（フォームラン）の魅力のポイントです。
「ISO 27001 （ISMS）」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制などさまざまな対策が取られています。

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顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う方法【4STEP】

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う方法は、主に以下の4STEPです。

• Googleスプレッドシートを開く
• 顧客管理フォーマットを作成する
• 項目名を入力して固定する
• 共有範囲を設定する

それぞれの方法を見ていきましょう。

STEP1：Googleスプレッドシートを開く

最初に、Googleスプレッドシートを開いてGoogleアカウントにログインします。Googleアカウントを持っていない方は、新規登録をしましょう。

Googleスプレッドシートにログインしたら、画面左上にある「無題のスプレッドシート」をクリックして、シート名を決めて保存したら完了です。

STEP2：顧客管理フォーマットを作成する

Googleスプレッドシートをカスタマイズして顧客管理用のフォーマット作成をします。

操作はほとんどExcelと同じになっているため、Excelを利用した方であれば、簡単に作成が可能です。ただ、0からの作成が面倒な方はテンプレートを使うのもおすすめです。

顧客管理フォーマットの作成が完了したら、関数が正常に動作するか確認しておきましょう。

STEP3：項目名を入力して固定する

続いて、顧客管理を行うために必要な項目名を入力して固定します。

主に、氏名・性別・年齢・生年月日・会社名・担当者・電話番号・メールアドレスなどの項目を入力します。また、項目が決まっており変更する予定がない場合は、項目を固定するものおすすめです。

項目部分は、誰が見てもわかりやすいように太字や文字のサイズ変更、色変更などして一目でわかるようにしておきましょう。

STEP4：共有範囲を設定する

最後に、作成したシートの共有範囲を設定して共有する相手を決めます。

Googleスプレッドシートには、アクセス権限を付与できる機能があるため、その機能を使いチームや自社内のメンバーなどを選択します。また、共有範囲は必要最低限に抑えると不正アクセスや情報漏洩のリスク低下が可能です。

そのため、しっかりとシートを共有する相手を検討した上で、共有範囲は設定しましょう。

Googleスプレッドシートで顧客管理をする際に使えるテンプレート【無料】

Googleスプレッドシートで顧客管理をする際に使えるテンプレートを無料で提供しているサイトは多くあります。
中でも、bisoceanでは顧客管理や予定表管理、営業月報などのさまざまなGoogleスプレッドシートで使える顧客管理のテンプレートを提供しています。

そのため、Googleスプレッドシートにテンプレートを使いたい方は、活用してみるのがおすすめです。

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う際のよくある質問

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う際のよくある質問を整理しました。
それぞれの質問と回答を見ていきましょう。

Googleスプレッドシートで個人情報管理はできますか？

Googleスプレッドシートで個人情報管理は可能です。

アクセス権限を設定し不正アクセスや情報漏洩などを徹底して予防していれば、個人情報が外部に漏れる心配もいりません。そのため、安全な状態で個人情報を管理できます。

また、インターネット上には、Googleスプレッドシートで使える書式テンプレートが数多く提供されているため、利用してみるのもおすすめです。

Googleスプレッドシートで顧客のデータベースを作成する方法はありますか？

Googleスプレッドシートで顧客のデータベースを作成する方法は、主に以下の通りです。

1. Googleスプレッドシートでシートを新規作成する
2. 管理項目の設定をする
3. 入力規則の設定をする
4. 利用者の範囲と権限を設定する
5. 顧客情報の登録をしたら完了

これからGoogleスプレッドシートで顧客のデータベースを作成する場合は、参考にしてみてください。

Googleスプレッドシートの顧客管理で使えるテンプレートには検索機能がありますか？

Googleスプレッドシートの顧客管理で使えるテンプレートには、検索機能があるため、顧客の詳細な情報の検索が可能です。

検索方法は、macOSなら「command＋F」、Windowsなら「Ctrl＋F」で検索でき、特定の顧客を見つけられます。

テンプレートが豊富にあるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

テンプレートが豊富にあるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。

• フォーム作成が簡単にできる
• テンプレートが豊富
• EFO（フォーム最適化）で回答率の離脱を防げる

それぞれの特徴を見ていきましょう。

フォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

テンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなフォームを作成してみてください。

EFO（フォーム最適化）で回答者の離脱を防げる

送信する際のエラーや、項目数が表示されていない、ブラウザを間違えて閉じてしまうなど、フォームにまつわるよくある上記のようなストレスが原因でフォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。

それらの離脱を防ぐため、回答者が便利にフォームを利用できる取り組みとして、残項目数表示や、ページ分割機能、入力途中保存、リアルタイムでのエラー表示機能などがあります。

そのためユーザーは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あと何分で完了するか」などを常に把握できるため、回答負担が大幅に減ります。

EFO機能を導入するには約30,000円の費用がかかることが一般的ですが、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機能を導入できます。
ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォームの通過率が上がる経験をしてみてください。

顧客管理をGoogleスプレッドシートでやってみよう！

Googleスプレッドシートは、無料で利用でき複数人での作業もできるため、コストをかけずに顧客管理を行う際には最適です。また、シートの共有範囲の設定や分析機能があるため、とても便利に活用できます。

ただ、高度な分析をする場合や重要情報を扱う場合は、不十分であるケースもあるため、考慮した上でGoogleスプレッドシートを使いましょう。

顧客管理でGoogleスプレッドシートの活用を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

formrunには、主に以下の特徴があります。

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formLab編集部

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