業務改善アンケートおよび社内アンケートの作り方｜3つのメリットと注意点を徹底解説

業務改善アンケートを作成する方の中には「業務改善（社内）アンケートの作り方が分からない」「業務改善（社内）アンケートのテンプレート、例文が見つからない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

業務改善アンケートでは業務の課題を抽出し、それぞれの課題を解決していくために実施します。業務改善アンケートは実施の目的が明確かつ中立性・公平性の担保が必要です。

そこで、本記事では業務改善アンケートの基本的な知識を踏まえた上で業務改善アンケートに使える質問の例文、アンケート作成時に注意すべき5つのポイントなどを解説します。

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>> 業務評価-効率性・満足度評価フォーム

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業務改善アンケートとは？

業務改善アンケートは、社員の業務に対する意見や評価を収集し、抽出された業務の課題を解決するために実施します。

業務改善アンケートを活用できれば、業務の効率化および従業員の満足度・モチベーションを向上させられる可能性があるでしょう。

以下では、社内アンケートを実施する主な目的を4つご紹介します。

業務改善アンケートの4つの目的

業務改善アンケートを実施する4つの目的をご紹介します。具体的には下記の4つの目的があります。

• 業務内容や職場環境の改善
• 組織力の強化
• 社内制度の改革
• 組織風土や文化の修正

業務改善アンケートは目的を明確にして、実施後に業務に活用できるかを意識して作成および実施が重要です。

それでは、4つの目的を詳しく解説します。

業務内容や職場環境の改善

業務改善アンケートの1つ目の目的は、業務内容や職場環境の改善につなげることです。業務改善アンケートでは現場で業務を行う社員の声を収集できます。

具体的には下記のような社員の声を収集します。

社員の声が収集できれば、業務内容や職場環境の改善につなげていきましょう。

組織力の強化

業務改善アンケートの2つ目の目的は、組織力の強化です。業務改善アンケートを通して従業員エクスペリエンスやeNPSなどの組織力に関する指標を調査・活用すれば、組織力向上につながります。

従業員エクスペリエンス、eNPSの定義は下記の通りです。

従業員エクスペリエンス、eNPSなどの指標を活用すれば、組織で働くメリットや組織の活力を調査でき、組織力の強化につなげられる可能性があります。

社内制度の改革

業務改善アンケートの3つ目の目的は、社内制度の改革です。業務改善アンケートでは、人事評価や福利厚生などの社内制度が従業員の満足度やモチベーション向上につながっているかを調査可能です。

厚生労働省が実施した「仕事をやめた者の退職理由」に関するアンケートでは、「能力・実績が正当に評価されなかったため退職した」と回答した正規社員は21.1%となっています。

正規社員の5人に1人が業務に対する評価に対して不満を持って退職していることになります。社内制度に対する社員の不満が退職につながらないようにするため業務改善アンケートの活用は重要です。

組織風土や文化の修正

業務改善アンケートの4つ目の目的は、組織風土や文化の修正です。組織風土や文化への社員の意見・評価を収集すれば、現状の組織体制を維持するべきか、修正するべきかを調査できます。

組織風土や文化に関する質問では組織の価値観、行動様式、社内コミュニケーションへの満足度などを収集可能です。

社内アンケートを詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
>> 社内アンケートの基本と本音を引き出すコツを解説【回答例付き】

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fomrunのテンプレートはリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されています。そのため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

業務改善アンケートに使える質問の例文を紹介

業務改善アンケートでは、従業員から具体的なフィードバックをえるために、明確で有効な質問の設定が重要です。以下に、業務改善に役立つ質問例を紹介します。

業務プロセスに関する質問

業務プロセスに関する質問では「業務量は適切か」「業務を通じて成長できているか」などを調査します。具体的には下記のように質問しましょう。

コミュニケーションに関する質問

コミュニケーションに関する質問では職場の人間関係、コミュニケーションの円滑さを調査します。具体的には下記のように質問しましょう。

職場の環境に関する質問

職場の環境に関する質問では職場環境、社内制度、人事評価、休暇の取得などを調査します。具体的には下記のように質問しましょう。

アンケートでの改善点の聞き方のポイントを紹介

では、改善点をアンケートで聞くときはどのような質問を設定すればいいのでしょうか。
アンケートで改善点を尋ねる際には、社員に意見を求める業務を明確にし、どういった観点から改善が必要かを分かりやすく質問することが重要です。

以下に、改善点を効率的に引き出すための質問例を紹介します。

「最近のプロジェクトで、改善が必要だと感じた点はありましたか？具体的に教えてください。」

この質問の意図は、プロジェクトに携わったメンバーから直接フィードバックをえることで、プロジェクトの進行過程や結果から改善が必要な点の明確化です。

具体的な改善点を把握すれば、今後のプロジェクトで同じ問題が再発しないよう対策を講じたり、業務効率の向上を図ったりすることが目的です。また、社員の声を反映すれば、組織全体の信頼感やモチベーションを高める効果も期待できます。

「日常業務において、効率を阻害している要因があれば教えてください。」

この質問の意図は、社員が日常業務を行う中で直面している障害や非効率な点を特定し、業務の効率化や改善策を講じるための情報収集です。

具体的な阻害要因を把握すれば、業務フローの見直しやリソースの最適化、ツールの導入などを検討し、社員がよりスムーズに仕事を進められる環境を整えることが目的です。

これらの質問は、従業員から具体的な改善案を引き出し、実行可能なアクションプランを作成するための基礎となります。

アンケート作成時に注意すべき4つのポイント

アンケート作成時に注意すべきポイントを解説します。具体的には下記の4つのポイントがあります。

• 実施目的を明確にする
• 目的に合った質問項目を設定する
• 中立性と公正さを保つ
• 作為的な質問を避ける

業務改善アンケートは職場環境、普段のコミュニケーションによって回答しにくい場合もあります。業務改善アンケートの実施によって、社員が不利益を被ることが無いように配慮して実施することが重要です。

それでは、4つのポイントを詳しく解説します。

実施目的を明確にする

業務改善アンケートでは実施目的を明確にしましょう。目的が明確になっていなければ、収集したい情報を絞ることができず問題数が多くなりすぎたり、収集したデータの分析が難しくなったりします。

問題数が多すぎるアンケートは社員にとって回答の負担になります。また、アンケートを実施したものの業務改善につながらなければ、社員は次回以降のアンケートに回答するモチベーションが下がる可能性があるでしょう。

そのため、下記のように業務改善アンケートの実施目的を明確にしましょう。

アンケートの実施目的を明確にし、実施後の活用につながるアンケートにしましょう。

アンケートの分析を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
>> アンケートの集計・分析手順や手法を解説！アンケート調査の効果を上げる4つのポイントも紹介

目的に合った質問項目を設定する

業務改善アンケートでは目的に合った質問項目を設定しましょう。目的に合った質問項目が設定されていないと、回答に時間がかかり社員の負担となったり、分析・活用が難しいアンケートとなったりしてしまいます。

質問項目の違いは下記の通りです。

それぞれの質問項目の違いに合わせて適切な質問項目を設定しましょう。

アンケートの自由記述を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> アンケートの自由記述の3つの集計方法や分析方法、作成のポイントを解説

中立性と公正さを保つ

業務改善アンケートでは中立性と公平さを保ちましょう。業務改善アンケートの回答によって個人が特定され、不利益を被るアンケートになってしまうと、回答者が正直な回答ができません。

具体的には下記のポイントを意識しましょう。

回答者が回答しやすい環境を整え、個人が特定されるリスクを減らし、アンケートの中立性と公平さを保ちましょう。

アンケートの個人情報について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> アンケート調査における個人情報保護法の取り扱いとは？守るべき3つの事項や例文を紹介

作為的な質問を避ける

業務改善アンケートでは作為的な質問を避けましょう。作為的な質問とは「作成者の意図が質問に反映され、回答を誘導してしまう」質問のことです。

回答を誘導する質問をしてしまうと回答者の正直な意見が収集できません。その場合、アンケートの実施目的を満たす回答が得られない可能性があります。

具体的には下記のような質問を避けましょう。

上記のような質問では「身体的負担が大きいと思いますが」「社員の使用率が低いですが」の文言に意見や回答が引っ張られてしまいます。作為的な質問を避けるため、質問文は客観的かつ中立的な表現としましょう。

アンケートフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

アンケートフォーム作成を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには下記の3つの特徴があります。

• アンケートフォーム作成が簡単にできる
• アンケート回答の集計も自動でできる
• アンケートを見やすくできる

アンケートフォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

テンプレートはこちらも合わせてご覧ください。
>> テンプレートを確認する

アンケート回答の集計も自動でできる

formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。

自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。

また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。
これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。

アンケートを見やすくできる

同じ回答選択肢の設問を繰り返す場合に利用できるマトリクス選択によって、アンケートを格段に見やすくできます。

回答者側：質問を人目で確認できたり、一度に複数の質問に答えることができたりするため、回答にかかる時間が大幅に短縮される

作成者：回答にかかる時間が短縮されるため回答率を上げるだけでなく、同じ尺度で複数の項目を評価すればデータの一貫性が保たれるので、データ解析が行いやすくなる

アンケートに合わせたマトリクス形式を使った活用例などもあるのでぜひ利用してみてください。

社内アンケートを効果的に活用し業務改善を行いましょう

業務改善アンケートや社内アンケートは、従業員の声を反映し、組織全体のパフォーマンス向上を目指すための有力な手段です。アンケートを効果的に活用すれば、業務プロセスの効率化や職場環境の改善、組織文化の修正が期待できます。

また、適切な質問設定と公正なアンケート作成は、従業員の信頼を得るためにも重要です。ぜひ、今回紹介したポイントやformrunのようなツールを活用し、業務改善につながる有意義なアンケートを実施しましょう。

しかし、フォームを本格的に運用したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。

上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。

▼formrunではクリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の集計が簡単に行えます。詳しくはこちらをご覧ください。

formrunのテンプレートを利用して簡単にフォームを作成してみたい方はこちら
>> 社内向けアンケートフォームテンプレート
>> 業務評価-効率性・満足度評価フォーム

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formLab編集部

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