「アンケート調査において個人情報の扱い方はどうなるのか知りたい」
「個人情報保護法に沿った例文の作り方を知りたい」
アンケートを作成する会社のなかには、個人情報保護法に関して疑問に感じる方が多いのではないでしょうか。個人情報保護法とは、生存する個人の情報を保護するための法律のことです。
近年、個人情報によるトラブルは多発しています。そのため、個人情報の取り扱いは注意しなければいけません。
本記事では、アンケート調査における個人情報の取り扱いや個人情報を取得する際に守るべきこと、個人情報保護法に沿った例文を詳しく紹介します。アンケート調査における個人情報に関するよくある質問にもお答えしているため、ぜひ最後までご覧ください。
「formrun」では、Webのアンケートフォームをクリック操作でつくれます。専門知識が必要ないため、制作会社に依頼することなく、誰でもアンケートフォームを作成できます。
また、アンケート結果の集計がリアルタイムで行えるため、回答結果をすぐに可視化することが可能です。加えて、条件分岐項目を付けられるため、回答数はそのままでそれぞれにあった質問にこたえられる仕組みも導入できます。
さらに、セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。 「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。
フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。 ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。 安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。
目次
アンケート調査における個人情報保護法とは？
個人情報保護法とは、生存する個人に関する情報を守ることを目的とした法律のことです。具体的には、以下が個人情報に該当します。
情報の種類 | 具体的な情報 |
個人を特定できる情報 | ・氏名 ・住所> ・電話番号 ・生年月日 |
個人本人を認識できる情報 | ・防犯カメラのデータ |
その他の情報を照合させることで個人を特定できる情報 | ・会員ID ・メールアドレス |
これらの個人情報は、日常に出回っています。つまり、こういった個人情報を悪用する人が生まれることにより、個人に被害を与えることもあります。そのようなときに、個人を保護するのが個人情報保護法の役割です。
アンケート調査で個人情報を取得する際に守るべき3つのこと
ここからは、アンケート調査で個人情報を取得する際に守るべき3つのことを紹介していきます。アンケート調査で個人情報を取得する際に守るべき3つのことは、以下の通りです。
- 個人情報の利用目的の明示する
- 第三者に個人情報を開示しない
- 個人情報に関する問い合わせ窓口を設置する
1つずつ順番に見ていきましょう。
個人情報の利用目的の明示する
アンケート調査では、個人情報の利用目的の明示が求められます。記名式のアンケート調査の場合、個人情報を記載することになります。そのため、記名式のアンケートでは回答者の個人情報の保護が必要です。
例えば、「記載いただいた個人情報はアンケート回答特典の郵送にて使用します」のような利用目的の明示が必要です。原則、利用目的の明示以外の個人情報の使用は不可です。
利用目的の明示以外の個人情報を無断で使用してしまうと、個人情報保護法違反につながります。そのため、アンケート用紙に個人情報の利用目的を記載しておくようにしましょう。
第三者に個人情報を開示しない
第三者への個人情報の開示は、個人情報保護法に反します。ただし、第三者の同意がある場合、個人情報の開示は問題ありません。しかし、口約束の同意の場合には、「言った」「言っていない」のトラブルに発展することがあるため、書面で証言を残しておくようにしましょう。
また、アンケート調査では第三者に個人情報を開示しない旨の周知が必要になります。「今回のアンケートで記載いただいた個人情報を第三者に提供することはございません。」などの文言をアンケート用紙に記載するようにしましょう。
個人情報に関する問い合わせ窓口を設置する
個人情報に関する周知を記載していても、アンケート回答者からの個人情報の問い合わせは発生します。そのため、問い合わせに対する窓口を設置しておきましょう。窓口に関する情報は、アンケート用紙に記載するのが一般的です。担当者の氏名や連絡先などを記載しておくことで、問い合わせ窓口の設置は完了です。
【超簡単】アンケート調査で個人情報を取り扱いする際に必要な例文
アンケート調査で個人情報を取り扱う場合、以下のような例文を冒頭部分に入れることをおすすめします。
「記載していただいた個人情報は、アンケートの回答特典である商品の郵送以外には使用を行いません。 また、記載いただいた個人情報はご本人の同意がなければ第三者に個人情報を提供することもございません。 取得した個人情報は管理責任者を定め、紛失や漏洩などが発生しないよう徹底的な安全対策を実施いたします。 個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下窓口までご連絡ください 担当者：○○ |
上記は、個人情報保護法を取り扱う際の例文に用いる1つの参考です。適宜アレンジを加えて、回答者に分かりやすい文章を記載するようにしましょう。その他にも、個人情報を取り扱う際の例文を見たい方はこちらの記事をご覧ください。
アンケート調査における個人情報に関するよくある質問
ここからは、アンケート調査における個人情報に関するよくある質問を紹介します。それぞれ見ていきましょう。
無記名アンケートは個人情報保護法に該当する？
個人情報を記載しない無記名アンケートは、個人情報保護法に該当しません。しかし、アンケート情報の提供先で個人情報が特定できてしまうものは、個人情報保護法に該当する場合があります。そのため、少しでも個人情報保護法に引っかかりそうな内容があるアンケート調査の場合には、個人情報保護法に沿った内容の文章を記載しましょう。
アンケートにおける個人情報保護法はどこまで該当する？
アンケートにおける個人情報保護法の範囲は、明確に定められていません。もちろん、氏名や住所などの個人情報を記載してもらう場合、個人情報に該当します。
ただし、アンケート調査の提供先で個人情報保護法に該当するかどうかを予測することは難しい場合があります。そのため、少しでも個人情報保護法に該当しそうな点がある場合、社内で慎重に検討しましょう。
アンケートフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
アンケートフォーム作成ツール「formrun」には、以下の3つの強みがあります。
- セキュリティの充実
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
1つずつ詳しく紹介していきます。
セキュリティの充実
セキュリティの高さがformrunの魅力のポイントです。
「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。
フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。
ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。
安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。
テンプレートが豊富
formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。
アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。
formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成できます。
テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。
ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティなアンケートフォームを作成してみてください。
EFO（フォーム最適化）に役立つ
送信する際のエラーや、項目数が表示されていない、ブラウザを間違えて閉じてしまうなど、
フォームにまつわるよくある上記のようなストレスが原因でフォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。
それらの離脱を防ぐため、回答者が便利にフォームを利用できる取り組みとして、残項目数表示や、ページ分割機能、入力途中保存、リアルタイムでのエラー表示機能などがあります。
そのためユーザーは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あと何分で完了するか」などを常に把握できるため、回答負担が大幅に減ります。
また、フォームを離脱する際も離脱防止のためのポップアップが表示されるため、回答者の行動を誘導できます。
EFO機能を導入するには約30,000円の費用がかかることが一般的です。しかし、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機能を導入できます。
ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォームの通過率が上がる経験をしてみてください。
アンケート調査では個人情報の取り扱いに注意しよう！
個人情報のトラブルが増えている近年、個人情報保護法に沿ったアンケートの作成が求められます。個人情報に関するトラブルを回避するためにも、個人情報保護法を再確認する必要があります。まずは社内で個人情報に関する意識を高め、回答者が安心できるアンケートを作成しましょう。
アンケート作成に不安を感じる方は「formrun」を利用してみるのもおすすめです。formrunは、クリック操作で設問を作成ができるため、制作会社に依頼することなく、社内で作成ができます。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。無料での利用もできるため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
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