kintone（キントーン）で顧客管理を行うメリットとは？アプリの作り方を5STEPで解説

「kintoneを使った顧客管理のメリット・デメリットが知りたい」
「kintoneを使った顧客管理の基本的な方法がわからない」

kintoneを利用した顧客管理を検討している方の中には、上記のような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事ではkintoneで顧客管理を行うメリット・デメリット、kintoneを活用した顧客管理アプリの作り方などをご紹介します。kintone顧客管理の活用事例もご紹介しますので、最後までご覧ください。

また、kintoneでの顧客管理を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」との連携がおすすめです。kintoneとformrunを連携するメリットは下記の通りです。

以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。

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kintoneで顧客管理を行う2つのメリット

kintoneで顧客管理を行うメリットは主に2つあります。

• 顧客情報・取引履歴などを一元管理できる
• レポート機能で顧客ごとの利益や売上などを自動集計・グラフ化できる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

顧客情報・取引履歴などを一元管理できる

kintoneを使用すれば、顧客の名前、連絡先、購買履歴などの重要な情報を1つのデータベースで統一的に管理できます。よって、必要な情報へのアクセスが容易になり、チーム全体の作業効率が向上します。

また、顧客情報を一元管理すれば、情報の重複や矛盾を防ぐことが可能です。他には下記のようなメリットがあります。

これらのメリットにより、kintoneを使用した顧客管理は業務効率を大幅に向上させ、より質の高い顧客サービスの提供が可能となります。

レポート機能で顧客ごとの利益や売上などを自動集計・グラフ化できる

kintoneのレポート機能を使用すると、顧客ごとの利益や売上などのデータを自動で集計し、グラフ化できます。よって、レポートや分析のたびにデータをまとめ直す手間が削減できます。また、売上傾向をグラフで可視化し、チーム内で簡単に共有可能です。

他には下記のようなメリットがあります。

これらの機能により、kintoneを使用した顧客管理では、データの蓄積から分析、そして行動につなげるまでの一連のプロセスを効率的に行えます。

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kintoneで顧客管理を行う3つのデメリット

kintoneで顧客管理を行うデメリットは主に3つあります。

• 1ユーザーあたり5GBの容量制限がある
• 標準機能では複雑な計算処理や高度な機能が使えない
• 高度なカスタマイズにはプログラミング知識が必要になる

それぞれのデメリットを詳しく解説します。

1ユーザーあたり5GBの容量制限がある

kinotneでは、1ユーザーあたり5GBのディスク容量が標準で提供されています。環境全体では、5GB×ユーザー数の容量を使用できますが、大量のデータや添付ファイルを扱う企業にとっては、容量が少なく感じる可能性があります。

容量制限によるデメリットは下記の通りです。

これらのデメリットは、不要な添付ファイルの定期的な削除や外部ストレージサービスとの連携で解消できる可能性があります。

標準機能では複雑な計算処理や高度な機能が使えない

kinotonenの標準機能では、計算処理に関して以下の制限があります。

これらの制限により、顧客データの詳細な分析や複雑な売上計算などが困難になる可能性があります。しかし、プラグインの活用、JavaScriptによるカスタマイズ、外部システムとの連携によって複雑な計算処理・分析が可能となります。

ただし、専門知識が必要になったり、コストが増加したりする点に注意が必要です。

高度なカスタマイズにはプログラミング知識が必要になる

kintoneは、基本的な機能を利用するだけであれば、専門知識は不要です。しかし、自社の特定のニーズにあわせたカスタマイズを行う場合、プログラミングスキルが必要です。そのため、自社に専門知識を持った人材がいない場合、高度なカスタマイズは難しいでしょう。

また、外部の企業に依頼すれば、高度なカスタマイズが可能となりますが、追加のコストが発生します。そして、カスタマイズされたシステムは変更・保守が難しくなる可能性があります。

そのため、自社のニーズにあわせた機能が標準機能やプラグイン（拡張機能）で利用可能かを確認しましょう。

kintoneを活用した顧客管理アプリの作り方【5STEP】

kintoneを活用した顧客管理アプリの作り方を5STEPで解説します。簡単な流れは下記の通りです。

1. スペースの作成
2. アプリの作成
3. フィールドの設定
4. アプリのカスタマイズ
5. アプリの保存と公開

それぞれの手順を詳しく解説します。

①スペースの作成

まず、スペースを作成します。具体的な手順は下記の通りです。

1. kintoneのポータル（トップページ）にアクセスする
2. 「スペース」エリアにある「+」アイコンをクリックし、「スペースを作成」を選択する
3. スペースの作成方法を選択する
   「はじめから作る」を選択して新規作成
   テンプレートを使用する場合は適切なものを選択
4. 「はじめから作る」を選択した場合、「基本設定」タブで以下の項目を設定する
   スペース名、公開/非公開の設定、スレッドの使用可否、参加／退会、フォロー／フォロー解除の制限、アプリ作成権限の設定、カバー画像の選択
5. 「参加メンバー」タブでスペースのメンバーを追加する
   ユーザー、組織、グループから選択
   管理者権限の付与（最低1人必要）
6. すべての設定が完了したら「保存」をクリックする

②アプリの作成

続いて、アプリを作成します。具体的な手順は下記の通りです。

1. スペース内の「アプリ」の横にある「+」ボタンをクリックし、「はじめから作成」を選択する
2. 画面左上からアプリ名とアイコンを変更する

③フィールドの設定

続いて、フィールドを設定します。フィールド設定では、下記のような項目を設定します。

具体的なフィールド設定の手順は下記の通りです。

1. 右上の「歯車アイコン」をクリックするか、タブ一覧から「フォーム」を選択する
2. 左側のフォーム一覧から必要なフィールドタイプをドラッグ＆ドロップで配置する
3. 配置したフィールドの「歯車アイコン」＞「設定」をクリックし、フィールド名や選択肢などを入力する
4. 設定が完了したら、右上の「アプリを更新」ボタンをクリックして変更を反映させる

④アプリのカスタマイズ

続いて、アプリのカスタマイズをします。フィールドの配置を変更し、使いやすいレイアウトに調整しましょう。

また、高度なカスタマイズを行う場合は、プラグインの活用やJavaScriptによるカスタマイズによるカスタマイズ、外部サービス連携が必要です。

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⑤アプリの保存と公開

最後にアプリの保存と公開をします。具体的な手順は下記の通りです。

1. フォームの設定が完了したら、画面左上にある「フォームを保存」ボタンをクリックする
2. アプリの設定が完了し、保存した後、画面右上にある「アプリを公開」ボタンをクリックする
3. 「アプリを公開」ダイアログが表示される
4. 問題がなければ「アプリを公開」をクリックする

これらの作業を行えば、作成したアプリが実際に使用可能になります。以上でkintoneを活用した、顧客管理アプリの作成は完了です。

kintone顧客管理の活用事例6選

kintone顧客管理の活用事例を6つ紹介します。活用事例を参考にkintoneで自社の目的にあう顧客管理アプリを構築しましょう。

それぞれの事例を詳しく解説します。

kintone導入で顧客情報のシステム化に成功

アートネイチャー上海は、顧客管理システムとしてkintoneを導入し、日本品質のサービスを中国で実現しました。

アートネイチャーは2011年に中国進出し、会員数と店舗数を伸ばしました。しかし、店舗ごとに異なる顧客管理を行っており、統一的な顧客管理が困難な状況です。

そこで、kintoneでの顧客管理を導入し、全店舗で統一された顧客情報管理を実現しました。カウンセリング、購入履歴、アフターサービスの記録が一元管理できるようになり、経営層と現場のコミュニケーションが改善されました。

CTI連携したkintoneによって顧客管理基盤を整備

なすの斎場グループは、業務基盤としてkintoneを導入しました。

なすの斎場グループは、kintone導入前に既存の葬祭業務支援システムを利用していました。しかし、既存のシステムでは、顧客ニーズや市場変化に対応するのが難しい状況です。

そこで、柔軟な顧客管理が可能で、過去の葬儀履歴も詳細に記録できるkintoneを導入しました。kintone導入後は、3ヵ月で約9,000件の顧客情報を登録し、全社員が業務基盤としてkintoneを利用するようになりました。

CTI（電話応対業務の高度化を実現するシステム）と連携しているため、受電時に詳細な顧客情報の表示も可能です。

営業支援のためのkintone活用で年間400時間削減を実現

リーグル株式会社は、kintoneの活用で業務効率化を実現しました。

kintoneの導入以前は、Excelでの顧客データ管理を行っており、同時編集や集計作業に課題がありました。また、既存の顧客支援システムを活用していましたが、カスタマイズに時間とコストがかかる状況です。

そこで、業務効率化のためにkintoneを導入し、Excelでの集計作業を年間400時間削減できました。また、項目追加などのカスタマイズが1～2日で可能となりました。

対応履歴の見える化で高品質で真心のこもったおもてなしを実現

SEN KYOTO株式会社は、kintoneの導入により、顧客管理業務のシンプル化に成功しました。

kintoneの導入以前は、既存の顧客管理システムを使用していました。しかし、機能が多く使いこなせていない、一部のファイルが登録できないなどの問題が発生し、不便な状況です。

そこで、顧客履歴の詳細な記録のためにkintoneを導入しました。kintoneは、一画面ですべての対応履歴が閲覧可能で、きめ細やかな対応が可能になりました。

百貨店がkintoneで顧客接点のデジタル化に成功

東急百貨店は、kintoneの導入でアナログな顧客情報管理の改善に成功しました。

東急百貨店は、kintoneの「顧客カルテ」アプリで顧客情報を一元管理しており、部門全体での情報共有・可視化が可能となりました。また、kintoneはプログラミング知識不要で利用でき、現場担当者が自らアプリを作成・改善可能です。

kintoneの導入によって、営業効率が向上し、顧客引き継ぎの正確性とスムーズさが改善されました。

営業部単独で受注から発注のフローを自動化させる業務基盤構築に成功

株式会社インターナショナルシステムリサーチは、kintoneの導入で年間470万円程度のコスト削減を実感しました。

kintone導入でExcelベースの処理が不要になり、1日の処理件数が5件から10件に倍増しました。また、契約状況やパートナーの販売実績がグラフで可視化できるため、マーケティング施策の検討に活用可能です。

株式会社インターナショナルシステムリサーチは、直感的な操作性と豊富な情報リソース、プラグインによる拡張機能の柔軟性を評価しています。

kintoneで顧客管理アプリを作成する際に利用できるテンプレートはありますか？

kintoneが提供しているサンプルアプリをテンプレートとして使用できます。具体的には、「営業支援パック」や「顧客リスト」などの顧客管理に特化したアプリの活用がおすすめです。

これらのアプリは、自社の業務にあわせて入力項目を追加したり、一覧機能、グラフ機能などを追加したりできます。基本的な顧客管理アプリを作成する際は、サンプルアプリを活用しましょう。

顧客管理を効率化するなら「formrun」と「kintone」の連携がおすすめ！

顧客管理を効率化するなら「formrun」と「kintone」の連携がおすすめです。formrunを顧客管理に活用するメリットは下記の通りです。

• 顧客管理・対応を効率化できる
• さまざまな外部ツールと連携可能
• 豊富なメール機能

それぞれの機能を詳しくご紹介します。

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kintoneと連携できる外部サービスについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> kintoneと連携できる外部 サービス6選！GmailやSlackと連携可能

顧客管理・対応を効率化できる

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

formrunではフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をformrun上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

さまざまな外部ツールと連携可能

formrun（フォームラン）は、さまざまな外部ツールとの連携が可能で、主に通知とデータ連携に分かれています。

通知：チャットなどのコミュニケーションツールと連携すれば、フォームへの回答を即座に通知が可能です。
Slack通知、Chatwork通知、Microsoft Teams通知、LINE WORKS通知

データ連携：SFA・MA・CRMなどのマーケティング支援ツールやクラウドサインとデータ連携すれば、より便利に手間なく業務を行えます。
Salesforce連携、kintone連携、Hubspot連携、MailChimp連携、CLOUDSING連携

ぜひお使いのツールと連携して業務を効率化してみてください。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的にあわせて3種類用意されています。

1. 自動メール返信
   フォームに回答した直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信可能です。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後に対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。

2. 個別メール機能
   フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、あわせてメールテンプレートを利用すれば対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3. 一斉メール配信
   フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入可能です。フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

kintoneで顧客管理アプリを作成して顧客管理を効率化しましょう！

kinotoneで顧客管理をすれば、顧客情報・取引履歴などを一元管理できたり、利益や売上などを自動集計・グラフ化できたりできます。

標準機能では複雑な計算処理や高度な機能が使えませんが、プラグインを使用すれば、機能を追加できます。本記事でご紹介した手順を参考に顧客管理アプリを作成して、顧客管理を効率化しましょう。

また、kintoneでの顧客管理を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」との連携がおすすめです。kintoneとformrunを連携するメリットは下記の通りです。

無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。

実際にformrunとkintoneを連携して、業務を効率化しているお客様がいます。ぜひこちらをご覧ください。
>> formrun×kintone連携で実現！リード獲得から受注管理までシームレスな営業フロー（株式会社みやちゅう 様）

formlab編集部

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