ビジネスメールのテンプレート・文例10選｜書き方やマナーも合わせて解説

ビジネスメールを作成する際、どのような表現やマナーが適切か迷うことはありませんか。そんな時に役立つのが、シチュエーションに合わせたメールのテンプレートです。テンプレートを使えば、簡単にビジネスマナーを守ったメールを作成できます。

「ビジネスメールの書き方を知りたい」
「テンプレートをそのまま使って効率的にメールを作成したい」

こんな疑問に応えるために、本記事では具体的な文例やテンプレートを紹介し、ビジネスメール作成のポイントやマナーも詳しく解説します。テンプレートを活用し、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。

メールのテンプレートが必要な方は、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

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ビジネスメールのテンプレート・文例10選【シチュエーション別】

ビジネスメールの作成は業務の進行をスムーズにし、社内外との信頼関係を構築するうえで欠かせません。しかし、状況に応じてメール文面を考えるのは、時に手間がかかります。

そこで、よくあるシチュエーションに対応したビジネスメールのテンプレートと文例を10選にまとめました。

社内向けのビジネスメール

社内向けのビジネスメールの主なテンプレートは、次の3つです。

• 挨拶メールのテンプレート
• お知らせ・お願いメールのテンプレート
• 謝罪メールのテンプレート

挨拶メールのテンプレート

挨拶メールは、新しいプロジェクトやチームに加わる際に自己紹介や挨拶をする場合に使用します。初めて一緒に仕事をする人に対して、自分の存在を知らせ、今後の協力をお願いするのが目的です。

挨拶メールのテンプレートは次のとおりです。

お知らせ・お願いメールのテンプレート

お知らせ・お願いメールは、休暇や会社のルール変更など、全体に知らせるべき重要な情報を伝えるときに使用します。

お知らせ・お願いメールのテンプレートは次のとおりです。

謝罪メールのテンプレート

謝罪メールは、自分や部門のミスによって、社内の他部署に迷惑をかけた場合に使用します。迅速な謝罪と問題解決の見通しを伝えることが重要です。

謝罪メールのテンプレートは次のとおりです。

社外向けのビジネスメール

社外向けのビジネスメールの主なテンプレートは、次の7つです。

• 挨拶メールのテンプレート
• お知らせメールのテンプレート
• お礼メールのテンプレート
• 商談前メールのテンプレート
• 商談中〜商談後メールのテンプレート
• 謝罪メールのテンプレート
• クレーム・問い合わせメールのテンプレート

挨拶メールのテンプレート

挨拶メールは、担当者の交代や新しい担当として自己紹介を行う際に使用します。関係を円滑にスタートさせるため、礼儀正しい言葉遣いが重要です。

挨拶メールのテンプレートは次のとおりです。

お知らせメールのテンプレート

お知らせメールは、新製品のリリースやイベントの告知など、取引先に情報を提供する際に使用します。

お知らせメールのテンプレートは次のとおりです。

お礼メールのテンプレート

お礼メールは、面談や商談後に相手の時間や協力に対する感謝を示す際に使用します。素早い返信が大切です。

お礼メールのテンプレートは次のとおりです。

商談前メールのテンプレート

商談前メールは、面談や商談の日程確認を行う際に使用します。相手の都合を確認し、スケジュールを調整することが目的です。

商談前メールのテンプレートは次のとおりです。

商談中〜商談後メールのテンプレート

商談中〜商談後メールは、お見積もりやその他の必要な情報を送付する際に使用します。商談内容に沿った提案を素早く行うことが重要です。

商談中〜商談後メールのテンプレートは次のとおりです。

謝罪メールのテンプレート

謝罪メールは、納期遅延やミスなどが発生した際に、相手に迷惑をかけたことを謝罪するために使用します。原因の説明と今後の対応を明確に伝えることが大切です。

謝罪メールのテンプレートは次のとおりです。

クレーム・問い合わせメールのテンプレート

クレーム・問い合わせメールは、顧客からのクレームや問い合わせに対応する際に使用します。適切な対応と誠意ある謝罪が求められます。

クレーム・問い合わせメールのテンプレートは次のとおりです。

ビジネスメールに必要な項目と書き方【例文付き】

ビジネスメールでは、件名や宛名、挨拶などを含めることで、相手にとって読みやすく、理解しやすいメールを作成できます。ビジネスメールに必要な項目は、主に次の6つです。

• 件名
• 宛名
• 挨拶・名乗り
• 内容
• 結び
• 署名

それぞれ解説します。

件名

1つ目の項目は、件名です。

受信者は1日に多数のメールを受け取るため、件名でメールの優先度を判断します。内容が一目でわかる具体的な件名を心がけましょう。例文は以下のとおりです。

例文

• 【重要】〇月〇日の会議資料について
• 【お知らせ】新規プロジェクト開始のご連絡
• 見積書の送付（株式会社〇〇）

宛名

2つ目の項目は、宛名です。

正確な宛名を記入し、役職や敬称に注意しましょう。会社宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使います。例文は以下のとおりです。

例文

• 株式会社〇〇 営業部 課長 〇〇様
• 〇〇株式会社 御中
• 関係者各位

挨拶・名乗り

3つ目の項目は、挨拶・名乗りです。

初めての相手には、誰からのメールかすぐにわかるように会社名や部署名、名前をはっきりと伝えましょう。また、挨拶は季節やビジネスシーンに応じて最適な表現を選びます。例文は以下のとおりです。

例文

• いつもお世話になっております。株式会社〇〇営業部の〇〇です。
• 初めてご連絡差し上げます。株式会社〇〇の〇〇と申します。
• ご無沙汰しております。〇〇株式会社の〇〇でございます。

内容

4つ目の項目は、内容です。

最初に結論を述べ、その後に詳細を補足しましょう。相手に行動を求める場合は、明確な指示を記載することで、スムーズな対応を促せます。例文は以下のとおりです。

例文

• 今回は、〇〇の件につきましてお知らせいたします。詳細は以下をご確認ください。
• ご確認いただき、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。

結び

5つ目の項目は、結びです。

相手が気持ちよく対応できるよう、丁寧な言葉を選ぶことが重要です。また、必要に応じて、今後の予定や依頼内容の確認も含めましょう。例文は以下のとおりです。

例文

• お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
• 今後ともよろしくお願い申し上げます。
• どうぞご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

署名

6つ目の項目は、署名です。

メール上の名刺として機能するため、名前、会社名、部署、連絡先などを含めることが一般的です。また、署名は一定のフォーマットを作成しておき、統一感を持たせることが大切です。例文は以下のとおりです。

例文
————————————-
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇
メール: xxx@xxx.co.jp
電話: 03-xxxx-xxxx
住所: 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町1-2-3
————————————-

覚えておくべきビジネスメールの5つのマナー

ビジネスメールは、社内外でのコミュニケーションの基本的な手段ですが、いくつかのマナーを守る必要があります。覚えておくべきビジネスメールのマナーは主に5つです。

• メールの件名は要点を簡潔に伝える
• TO・CC・BCCの使い方を正しく理解する
• 緊急時はメール以外の手段を活用する
• ファイルのサイズや添付方法に注意を払う
• 一営業日以内に返信を心がける

それぞれ解説します。

メールの件名は要点を簡潔に伝える

1つ目のマナーとして、メールの件名は要点を簡潔に伝えましょう。

ビジネスメールでは、件名は要点をわかりやすく伝えることが必要です。件名が曖昧だったり長すぎたりすると、受信者が内容を把握するのに時間がかかり、場合によっては重要なメールが埋もれてしまう可能性もあります。

例えば、具体的な日付や対象となるプロジェクト、目的を件名に含めることで、相手がすぐに内容を理解できるようにすることが大切です。また、【重要】や【返信依頼】などのタグを使用することで、メールの重要度や対応の必要性を明示することも効果的です。

TO・CC・BCCの使い方を正しく理解する

2つ目のマナーとして、TO・CC・BCCの使い方を正しく理解しましょう。

誤って使うと、重要な相手への対応が遅れたり、情報漏洩につながる可能性があるため、正しく使い分けることが必要です。

緊急時はメール以外の手段を活用する

3つ目のマナーとして、緊急時はメール以外の手段を活用しましょう。

メールは受信者がすぐに確認できるとは限りません。そのため、緊急な連絡事項や素早い対応が必要な場合には、メールではなく電話やメッセージアプリなどの別の手段を活用することがおすすめです。

業務に影響を与えるような急を要する連絡や、時間に限りがある対応が必要な場合には、直接話す方が確実で誤解も防げます。また、メールで送った後に、重要な情報であれば電話でその旨を補足するのも有効な手段です。

ファイルのサイズや添付方法に注意を払う

4つ目のマナーとして、ファイルのサイズや添付方法に注意を払いましょう。

大きなファイルをそのまま添付すると、相手のメールボックスに負担をかけたり、ファイルが受信できなかったりする可能性があります。ファイルサイズが大きい場合は、オンラインストレージサービスを利用して、ファイルのリンクを共有する方法がおすすめです。

また、ファイル名には内容がわかるような説明をつけておくと、受信者が迷わずに必要なファイルを確認できます。添付ファイルのセキュリティにも配慮し、必要であればパスワード保護を行うなどの工夫も忘れないようにしましょう。

一営業日以内に返信を心がける

5つ目のマナーとして、一営業日以内に返信を心がけましょう。

返信が遅れることで、相手に不安や誤解を与える可能性があるため、早めの対応が重要です。たとえ詳細な回答がすぐにできない場合でも、メールを確認した旨と、回答までにどれくらいの時間がかかるかを一報しておくことで、相手に安心感を与えられます。

メール機能ならフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

formrunにはメールに活用できる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。

• 豊富なメール機能
• テンプレートが豊富
• 万全のセキュリティ

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3. 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

テンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更などもワンクリックで簡単に修正できます。

万全のセキュリティ

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制などさまざまな対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

メールのテンプレートを使って簡単に作成しよう！

本記事では、シチュエーション別に使えるビジネスメールのテンプレートや文例、そして書き方やマナーを詳しく解説しました。

ビジネスメールのやり取りは、信頼関係の構築や業務の効率化に欠かせません。テンプレートを活用することで、重要なポイントを押さえつつ、簡単に素早くメールを作成可能です。

挨拶やお知らせ、謝罪など、さまざまな場面に応じたテンプレートを参考にすることで、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。ただし、メールの内容は状況に応じて柔軟にカスタマイズすることが必要です。

メールのテンプレートが必要な方は、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。

「formrun（フォームラン）」は、以下のような特徴があります。

ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。クリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の集計も簡単です。詳しくはこちらをご覧ください。

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formLab編集部

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