テレワーク・リモートワークにおすすめのSaaSツールを10カテゴリから紹介します

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新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言が発令され、今まで出社しての業務が前提だった企業においてもテレワークやリモートワーク、在宅勤務といった就業形態が急増しています。ほとんどの企業ではこれら働き方への準備は不十分で、急いで準備しながら実践している企業が大半でしょう。

本記事では、リモートワーク、テレワーク、在宅勤務に取り組み始めた企業が効果的に移行するために併用したいSaaSツールを10種類のカテゴリからピックアップして紹介します。

テレワーク・リモートワークとは?

テレワーク、リモートワーク、在宅勤務。普段はこれら単語の違いをほとんど意識することなく、周りがそう言っているから、といった感覚で使っている方が多いと思います。

実はそれぞれ意味も異なります。違いを確認してみましょう。

テレワーク

国が「場所や時間を有効に活用する柔軟な働き方」と定義した、働き方改革の文脈内の一要素。場所に加えて時間の概念があるのが特徴で、就業形態を指すのはもちろん、コンセプト的な意味合いもあります。

リモートワーク

会社から離れた場所など、従業員が遠隔で働くこと。地理的な意味合いの強い形態です。

在宅勤務

こちらも会社から離れた場所で働くという意味ですが、テレワーク・リモートワークに比べるとテクノロジーで距離を解消する概念が少し薄くなります。例えば自営業でもともと自宅で仕事しているようなケースも含まれます。

共通するのは、オフィスなど同じ場所に社員が集まらないで働く、という距離の概念ですが、その延長線として働く場所はもちろん、働く時間を柔軟に決められるようにすることで、労働力の効率アップと経済成長を実現し、働く人と企業の双方にメリットを見据えています。

テレワーク・リモートワークはテクノロジーやSaaSツールとの相性が良い

時間や距離が課題ということもあり、テクノロジーやオンラインのサービスで解消できる課題は多いです。どうしても1箇所に集まったり、対人でなければならない人以外はできるだけこれらを活用して業務を組み立てることがテレワーク・リモートワーク実現においてはマストといえます。

近年進んでいるDXの文脈でもテクノロジーの活用は必須の取り組みです。

コロナ前はこれらツールやテクノロジーの導入は生産性の向上、コスト削減効果、売上や利益増加、などわかりやすい成果が費用対効果を測る中心でしたが、今は「業務を行うために必要なツール」と変化しつつあります。

企業側も「あったらいい」でなく「なくてはならない」という観点での検討が急速に求められており、今までのツール選定とは違った視点が必要です。

テレワーク・リモートワークにおすすめのSaaSツール

それでは、テレワーク・リモートワークにおいて導入を検討したいSaaSツールを10種類の業務カテゴリから紹介します。

Web会議・オンライン商談

以前からIT企業など一部では利用が進んでいましたが、今年に入って急速に増加しています。ビジネスだけでなく、テレビ番組収録や塾の授業など社会全体にも普及しつつあり、コロナ後も維持される可能性がもっとも高い習慣といえるでしょう。

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)


コロナ禍でもっとも知名度の向上したWeb会議ツールです。会社での会議だけでなく、ウェビナー(オンラインセミナー)や学習塾などの授業や習い事、カウンセリングまで幅広く対応できることや、音質と接続の安定感が強みです。ソフトのインストールは必要ですが無料でも使えますので、まず試してみたい方におすすめのツールです。

主な機能

  • グループでのミーティング
  • 画面共有、背景設定
  • チャット
  • ミーティングへの参加者管理
  • 各種ビデオ会議機器との連携

Google Meet

Google Meet


このコロナ禍でGoogleから無料での提供が始まったビデオ会議ツールです。G Suiteのユーザーであれば同じアカウントで使えます。Zoomではセキュリティ上の懸念が報じられることもあり、こちらも急速に利用が増えています。

音質や接続安定性はZoomのほうが良いですが、ソフトのインストールが不要で、ブラウザでURLをクリックするだけで手軽にミーティングできる気軽さが特徴です。

主な機能

  • 画面共有
  • チャット
  • Gooleカレンダーとのデフォルト連携

bellFace(ベルフェイス)

ベルフェイス(bellFace)


電話と併用しながらオンライン商談をアシストするオンライン商談ツールです。音声を電話にすることにより、接続安定などのストレスを気にせずに商談の成果に集中できるのがポイントです。最近は電車やタクシー内の広告、TVCMなど露出も増えており、特に営業部門での導入が増えています。

主な機能

  • 接続ナンバー入力による商談開始
  • 資料共有、営業担当者の名刺情報送信
  • 商談内容のメモ、カンペ(お客様から見えない設定も可能)
  • 商談画面を開いているか、他のウィンドウを見ていないかのチェック
  • 画質向上のフィルタ
  • Salesforceへの商談情報の自動入力

ビジネスチャット

メールに代わるコニュニケーションの手段として、数年前から一般的でしたが、このタイミングでさらに導入が進んでいます。どのサービスも基本的な機能は満たしているので、連携の豊富さやセキュリティ面も比較することをおすすめします。

Slack (スラック)

Slack(スラック)


近年、日本でも急速に導入者数を増やしているビジネスチャットの代名詞的な存在です。チャットはもちろん、ビデオ通話にも対応しています。外部サービスとの連携やワークフローなどの豊富な機能で、チャットだけでなく業務の基盤としても活用できるのが特徴です。

主な機能

  • 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
  • 豊富な他サービスとの連携
  • ワークフロービルダー
  • ビデオ音声通話

Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)


国産のビジネスチャットサービスです。Slackほど外部連携や機能は豊富ではありませんが、国産ならではのなじみやすいインターフェースが特徴です。メールから移行できるか心配な企業が最初に試すのにおすすめです。

主な機能

  • 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
  • 他サービスとの連携
  • タスク設定
  • ビデオ音声通話

Microsoft Teams

Microsoft Teams


Microsoftの提供するビジネスチャット・コミュニケーションツールです。

無料プランもしくは、サブスクリプション契約のMicrosoft 365に含まれているため、すでにこれらを利用されている企業では導入しやすいでしょう。

主な機能

  • 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
  • 他サービスとの連携
  • ビデオ音声通話
  • 外部アプリ連携、ワークフローの自動化

クラウドPBX

外線からかかってきた電話をどこにいても受けられる仕組みは、テレワーク以前でもフレックス勤務やフリーアドレス制の文脈で登場することがありましたが、コロナ禍でさらにニーズが大きくなっています。以前はハードウェアの導入も必要でしたが、スマホへのアプリインストールで手軽に使えるものも増えてきました。

Dialpad

Dialpad


1ユーザーあたり月額数百円から利用できるクラウドPBXです。電話の転送以外にも通話のテキスト化や通話分析、自動録音、SalesforceやSlackとの連携まで、テレワーク時の電話をフル活用できる機能が充実しています。

主な機能

  • 転送・保留・ミュート
  • 通話分析
  • 留守番電話テキスト化
  • Salesforce / Zendesk / Hubspot / Slack 連携
  • 自動録音

モバビジ

モバビジ


NTT東日本・西日本の「ひかり電話」とクラウドテレコム の「クラウドPBX」「スマホアプリ」、Panasonicの「IP電話機」のセットで提供されているビジネスフォンサービスです。インターネット回線でなくNTTの電話回線を使用することで高い通話品質を実現しています。

同じ企業が提供し、ソフトバンクが販売するサービスに「スマビジ」もあります。

主な機能

  • 個人のスマホからでも会社の電話番号で発着信
  • 内線番号内でのテキストチャット
  • グループ着信

GoodLineSOHO‎

GoodLineSOHO‎


クラウドPBX「GoodLine」のSMB向けプランです。

電話回線などの準備も不要で、スマホにアプリをインストールして設定するだけで転送開始できます。2内線あたり3000円から利用でき、電話番号共有したり内線通話や転送などオフィスにいるときと同じ感覚で利用できるのが特徴です。

主な機能

  • 発着信内容の分析
  • 通話の自動録音
  • 折り返し連絡のメール通知
  • 通話履歴のカテゴライズ保存(1年間)

プロジェクト・タスク管理

ITやインターネット関連ではほとんどの企業が利用していましたが、テレワーク・リモートワークでコミュニケーション頻度が変化するに伴い、あらためて注目されています。成果やアウトプット量でマネジメントするなら必須のツールです。

Backlog(バックログ)

Backlog


タスク管理はもちろん、ファイル共有もできる国産のタスク管理ツールです。ガントチャートやWikiなどの機能もあり、これひとつで基本的なプロジェクトおよびタスク管理が可能です。10年以上の歴史があり、テレワーク・リモートワーク以前から導入が進んでいましたが、テレワークとの相性の良さもピカイチです。

主な機能

  • タスクのカンバン管理
  • ガントチャート、バーンダウンチャート
  • ファイル共有、管理
  • WIki

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)


2011年にサービス開始しオーストラリアのAtlassian社に買収された、無料で使えるタスク管理やコラボレーションのツールです。ボード、リスト、カードなどさまざまな表示方法でチームのタスクを整理したり優先度をつけることができます。SlackやGoogleドライブなどと連携することでワークフローを自動化することも可能です。

主な機能

  • ボードUIでのタスク管理
  • ワークフローの自動化
  • プレイブックによるテンプレート利用
  • SlackやGoogle ドライブなどとの外部連携によるワークフロー

Asana(アサナ)

Asana(アサナ)


こちらも歴史の長い米国のプロジェクト管理ツールです。上位プランでは他サービスとのデータ連携やカスタムルールによるプロセスの自動化、承認フローなど、規模の大きな組織向けの機能も充実しています。もちろん基本的な機能は無料でも使えますので、使ってみて他サービスと比較するのもよいでしょう。

主な機能

  • ガントチャート
  • フォームによるリクエストの集約
  • ルーチンタスクのオートメーション化
  • メンバーごとの仕事量の可視化(ワークロード)

オンラインストレージ

GoogleやMicrosoftのサブスクリプション契約に含まれるストレージを使っている企業も多いですが、多様なファイルを使う方、社内・社外のさまざまな立場の方とやりとりをする場合は、権限設定や履歴機能の充実したこれらの特化型ツールの検討もおすすめです。

Dropbox Business

Dropbox Business


個人利用もできるDropBox(ドロップボックス)の法人向けサービスです。個人のアカウントをそのまま会社利用にしづらいなどのデメリットを解消し、ファイル権限やセキュリティ、バージョン管理、アカウント管理などの管理者向け機能などが搭載されています。

30日間無料でのトライアルが可能なので、自社の業務に合うかじっくり検討できます。

主な機能

  • ファイルのバージョン管理と復元
  • ドキュメント作成のDropbox Paper
  • リンクの権限やパスワード管理
  • デスクトップから保存したファイルへの直接アクセス
  • 遠隔からのファイル削除

Box(ボックス)

Box(ボックス)


Dropboxと比較されることも多い米国発のオンラインストレージです。

当初から法人利用を想定し、データ漏洩の防止やファイル権限、ドキュメントの破棄ルール、業界ごとのコンプライアンス規制への対応など、エンタープライズ企業で必須の機能が揃っています。

主な機能

  • ファイルの保持、破棄ルール管理
  • GDPRや各種業界の規制遵守
  • 暗号化設定
  • デスクトップからのファイルアクセス
  • ファイルのレビューや承認ワークフロー
  • 他の業務アプリと連携してのコンテンツ共有

OneDrive for Business

OneDrive for Business


Microsoftのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれるオンラインストレージです。Windowsにプレインストールされているためデスクトップからすぐ利用でき、組織内外問わずに柔軟にファイル共有したり、PC、モバイルからの利用が可能です。気軽に利用開始できることや、高度なセキュリティやコンプライアンス要件が必要な場合も上位プランで対応できる幅の広さが特徴です。

主な機能

  • 組織内外でのファイル共有、アクティビティ履歴の追跡
  • Office製品とのシームレスな連携

人材採用業務

人事部門にとって採用活動は重要かつ、多くの時間を占めるタスクです。

この採用面談をリモートで行うことに特化したツールが増えています。面談実施だけでなくスケジュール設定や、他媒体を含めた応募者の管理など、採用フロー全体に使えるツールも登場しています。

Calling Meeting

Calling Meeting


Web会議としてはもちろん、営業や採用面接にも使えるWeb会議システムです。

通常のビデオ通話とチャット、画面共有以外にもトークスクリプトや録音・録画、ホワイトボードといった多機能が特徴です。採用面接はもちろん、対面で行うコミュニケーションにも対応できます。

主な機能

  • ビデオ通話、チャット、画面共有
  • トークスクリプト、メモ
  • 録音録画
  • 資料共有、ホワイトボード(資料に書き込みも可能)
  • アンケート

BioGraph(バイオグラフ)

BioGraph(バイオグラフ)


Web面接に特化したツールで、面接スケジュール管理や応募者管理まで備えており、応募者、採用側双方の負担を軽減できます。オプションサービスとして、応募者が録画して提出する録画選考や日程調整、あらかじめ設定した設問での面接を実施しレポートと録画データを得られる面接代行サービスもあります。サービス全体で面接の機会損失を無くし、効率アップを図れるのが特徴です。

主な機能

  • 画面共有、録画データダウンロード
  • 面接スケジュール設定、カレンダー
  • 応募者の管理
  • 告知、同意文の設置

インタビューメーカー

インタビューメーカー


インストール不要で無料プランから使えるオンライン面接ツールです。

採用面接に特化しているので、面接スケジュール調整や応募者評価シート、録画選考、媒体管理と、採用プロセス全体の管理まで対応できるのが特徴です。

主な機能

  • 面接スケジュール管理
  • グループ面接、録画選考
  • 応募者が入力したデータから履歴書データを生成
  • 応募者評価・管理、採用傾向の分析
  • 採用媒体のデータ取り込み、媒体管理

電子契約

このコロナ禍の中でも最も注目、認知度の上昇したジャンルです。押印のための出社やSNS上の議論をテレビなどで目にした方も多いでしょう。

以前から締結の手間や印紙税が不要といったメリットがありましたが、現在は「押印のために会社に行く」ことをなくすためのツールとして導入が進んでいます。

CloudSign(クラウドサイン)

CloudSign(クラウドサイン)


電子契約において国内最大手のサービスです。紙の契約書や申込書、押印などのプロセスを電子データ化することで、社内外どこからでも締結できる仕組みを導入できます。

契約締結はもちろん、締結後の契約データの保管、検索や締結後の管理、権限設定や本人確認など利便性とセキュリティを両立した機能ラインナップです。

主な機能

  • 契約書や申込書データへのサイン
  • 契約書データの管理、検索
  • 権限、承認フロー設定
  • 本人確認

GMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agree


GMOの熊谷社長のツイートと、テレワーク支援のための1年間の無償提供(スタンダードプランのみ)により急速に知名度が上がりました。機能はもちろんですが、法的効力の充実に力を入れており、ビジネスプランでは、従来の実印に相当する効力が特徴になっています。

主な機能

  • 契約書や申込書データへのサイン
  • 契約書データの管理、検索
  • 権限、承認フロー設定
  • 本人確認

DocuSign(ドキュサイン)

DocuSign(ドキュサイン)


世界で50万社以上が利用しているサービスです。メインの機能は他の電子契約と変わりませんが、スマホアプリが使えたり、多くの外部APIと対応していたりと、サービス規模や歴史の長さによるメリットがあります。数年前には日本法人も設立されており、日本語でのサポートにも対応しています。

主な機能

  • 契約書や申込書データへのサイン
  • 契約書データの管理、検索
  • 権限、承認フロー設定
  • 本人確認
  • 外部の業務アプリAPIとの連携
  • 契約プロセス全体のマネジメント機能

CRM・SFA(営業支援システム)

従来よりSalesforceを中心に導入が進んでいたSFAですが、国内でも領域特化した製品がいくつか登場しています。テレワーク・リモートワーク時と相性のよいサービスを紹介します。

UPWARD(アップワード)

UPWARD(アップワード)


顧客訪問に特化したモバイルSFA・CRMです。

テレワーク・リモートワークの普及した今だからこそ、どうしても訪問が必要な不動産、製造販売、情報通信、保険・金融、電力などの業種における営業課題が顕在化しています。

オフィスに出社せずに最低限の訪問をしたり、活動報告やSalesforceなどデータ連携を効率化し、訪問以外の手間を軽減できるのが特徴です。

主な機能

  • 地図上で顧客情報を可視化
  • 顧客や商談情報のモバイル端末からの入力、Salesforceへの反映
  • 予定、TODO管理
  • 訪問計画の作成、活動モニター(訪問数や傾向のグラフ化)

Senses(センシーズ)

Senses(センシーズ)


営業案件の進捗管理に特化したSFA(営業支援)ツールです。

案件の進捗、ステータスをカード型のUIで直感的に管理できます。更新のない案件を色分け表示したりと、視覚的なわかりやすさが特徴です。

主な機能

  • 案件ごとの進捗とネクストアクション、行動履歴を日別に表示
  • 案件ごとの企業情報・プレスリリース・財務情報を自動取得
  • Gmailで顧客に送信したメール内容を取り込んでアクション
  • 売上実績や見込みのレポート・ダッシュボード表示

ウェビナー(オンラインセミナー)

オンラインで行うセミナー(Webセミナー)はウェビナーと呼ばれ、いくつか専用のツールが登場しています。どれもセミナーに特化しており、セミナー中の質問や終了後のアンケート、参加者管理など、準備からアフターフォローまでをこれ一つで対応できます。

コクリポ

コクリポ


ウェビナー(オンラインセミナー)開催に特化したツールです。月額数万円という利用金で100名以上の同時接続でのセミナーを開催できます。スライド、画面共有、スピーカー(講演者)のカメラ表示、チャットなどウェビナーにマストの要件を完備。専用ツールならではの機能として、アフターフォローのためのアンケート取得や参加申し込み管理まで充実しています。

ウェビナーというと、ZoomやYouTubeを利用するケースも多いですが、参加申込〜セミナー開催〜アフターフォローまで必要な機能をカバーしているのが特徴です。

主な機能

  • スライド、画面共有
  • 参加申し込み管理
  • セミナー中のチャット
  • セミナーについてのアンケート取得

Zoomビデオウェビナー

Zoomビデオウェビナー


Zoomのウェビナーに特化したプランです。100名〜1万名と参加人数の多いウェビナーに向いています。Zoomの各種機能はもちろん、ウェビナー用の機能として参加申込みフォームや参加状況のレポート、視聴者のマイクコントロール、Q&A機能などウェビナーに必要な機能も完備しています。視聴者数に応じて、月額数千円〜と柔軟な価格設定になっているのも特徴です。

主な機能

  • スライド、画面共有
  • 参加申し込み管理
  • セミナー中のチャット
  • 参加状況レポート
  • 視聴者のマイクやカメラのコントロール
  • Q&A受付

V-CUBE セミナー

V-CUBE セミナー


ウェビナーの開催からチャット、アンケートでのアフターフォローまで、月額数万円の費用で導入できる特化型ツールです。最大1万拠点まで配信できるので、たくさんの視聴者に配信できて定額で使えるツールを検討の方に向いています。専用アプリケーションのインストールが不要なので、参加者が多い場合にも負担にならないのも特徴です。

主な機能

  • スライド、画面共有
  • セミナー中のチャット
  • セミナーについてのアンケート取得

マーケティング・営業支援

以前より、MA(マーケティングオートメーション)を筆頭に、マーケティング関連Saasは企業のDXの中心プレイヤーでした。このコロナ禍の中で、テレワーク・リモートワークにおけるマーケティング業務と相性のよいサービスが注目されています。

biskett(ビスケット)

biskett(ビスケット)


Googleカレンダーと連携して使うカレンダー型の日程調整ツールです。

日程調整用のURLを相手に送って、予定が入れば自動的にお使いのGoogleカレンダーにも反映されます。複数名の予定を同時に確保したり、会議室を予約したりと、普段Googleカレンダーでやっていることをそのまま社外の人とできるツールです。

テレワークで電話がつながりにくい中、オンライン商談やWeb会議のスケジュール調整の手間を軽減します。

主な機能

  • 自分の条件でカスタマイズした予約用URL発行
  • 複数名の予定確保、会議室予約
  • Slack連携でリマインド送信

YouCanBook.me

YouCanBook.me


多機能なカレンダー型スケジュール調整ツールです。

カレンダーのUIをページに埋め込めるので、お問い合わせ送信後や資料ダウンロード後の画面、メルマガなどにリンクを設置することで、デモやオンライン商談のチャンスを最大化できます。もちろんGoogleカレンダーとも連携できるので、重複や設定忘れなどのミスも防げます。

Webサイトの様々なポイントに設定しておくことで、興味がある訪問者と接点を作りやすくなります。

主な機能

  • 予約画面のカスタマイズ
  • 予約可能時間帯のカスタマイズ
  • 予約承認ステータス管理
  • Webサイトへの埋め込み

formrun(フォームラン)

formrun(フォームラン)


本サイトを運営する株式会社ベーシックが提供する、フォーム作成に特化したツールです。用途やデザインを選んで項目をカスタマイズするだけで、5分程度でフォーム作成ができます。フォームから送信された内容はカード型のUIで管理できるので、顧客管理としての使い方もできます。

フォーム用URLの発行はもちろん、Webサイトへのコード埋め込み、APIによる実装と多彩な設置ができるので、Webサイトやメルマガから自由に設置、リンクすることで接点のチャンスを最大化できます。このタイミングで記事や事例コンテンツといったマーケティング施策を強化している企業におすすめのツールです。

主な機能

  • 用途ごとのフォーム作成、カスタマイズ
  • 各種ビジネスチャットとの通知連携
  • Webサイトへの設置コード発行、APIによる実装
  • SalesforceやPardotとのデータ連携
  • カード型UIによるお問い合わせ・顧客管理

おわりに

この数年でSaaSのツールはIT企業、スタートアップ企業のみならず大手企業にも浸透してきましたが、この度の緊急事態宣言に伴い、テレワーク・リモートワークにおける必須ツールへと変わり始めています。

SaaSツールを提供する企業からみればチャンスであり、導入検討する側からみれば、ツールを取り入れてバリューチェーンを組み立てることで新たな競争優位性もつながります。

未来の業務についての想像力を働かせながら、「あったらいいな」ではなく「なくてはならない」ツールを選び、どんな就業形態でも高いパフォーマンスの出せる業務構築にお役立ていただければ幸いです。