業務量が明らかに減った。

JOYSTICK 石嶋 史弥さま

formrunはどちらでお知りになられたんでしょうか?

石嶋 個人投資家やベンチャーキャピタルの方をTwitterでフォローしているんですが、ツイートされた内容にformrunを見つけたのがきっかけです。formrunは、生徒向けの体験練習のお申し込みフォームで利用しているほか、タイムを測る記録会があるんですが、記録会の受付用フォームとしても使わせていただいています。

formrunをご利用された感想をお聞かせください

石嶋 以前の体験練習のお申し込みフォームは、データが入力されるとメールボックスに入るだけだったんです。その情報に加えて、お電話でのお申込みもあって、それらを表計算ソフトにデータを入力しているとデータを打ち間違えてしまったり…お申し込みのメールそのものを見逃してしまうなんてことが結構あったんですね。時には生徒さんに聞き直すことも。そうして整理したデータを、体験会の朝にコーチ陣とまた共有し直さないといけない、とにかく時間もコミュニケーションコストもかかっていました。本当に時間がもったいなくて。

運動会や新学期に合わせて広報を行っているんですが、その結果、繁忙期にはお問い合わせの件数が、突発的に100件を超える事があるんです。けれど、タイムリーにメールを返信することができなかったばかりに、機会損失につながってしまうことがありました。

formrunを使うことで、業務量が明らかに減ったこと。お申込みフォームに入力されたデータが自動で入り、生徒さんの状況に応じてステータス毎に整理できるところが便利ですね。体験会に参加した生徒さんに対して、入会や割引価格のフォローなど提案状況によって生徒さんの情報が可視化できるようになりました。つまり、体験会にお申込みいただいた生徒さんへのアプローチすべきフローがしっかりと追えるんですね。

また、メンバーとの情報の共有がやりやすくなりました。自分が経営をはじめメインの業務から体験会の電話対応まで全て行っているんですが、自分ひとりでやると管理すべきデータが多いためミスが出てしまい、システムのサポートが必要だなって思っていたんです。特に、学年の変わり目や運動会のシーズンの前後は、お申込みが非常に多いので。以前は、コーチ陣にLINEを使って体験会の対応指示を行っていたんですが、メッセージだけ送り続けるのは限界があって。こんな忙しい時期には、他のメンバーに現場対応を任せたくても、任せるための効率的に情報共有を行える手段が無かったんです。

formrunだと、メンバー全員がひとつのデータベースにアクセスできるので、部分的なソーシングができるんですね。顧客カード毎に担当者をセットできるので、担当するコーチの履歴が追えるじゃないですか、たとえば男性コーチから女性のコーチに担当が代わったときなど。これが本当に便利ですね。

formrunの顧客カード画面・ステータスの設定や担当者のアサインなどもワンタッチで行える(画像はイメージです)

エクセルやnumbersのような表計算ソフトで管理していた頃もあったんですが、同時にデータを更新するといった共同作業ができないし、誰がどの教室を担当しているかといった担当コーチの詳細な履歴が追えない。そのうえ、表計算ソフトを使うリテラシーをコーチにも求めないといけない、それは現実難しかった。けれど、formrunならメールを打つスキルがあれば誰でも使えるんです。

それに既存生徒さんのデータもしっかり追える点。習い事って友達がいると入りやすかったりするんですよ。同じ小学校だったり、同じ学年だったり、同じ性別だったり。なので、会員情報をもとに体験会では、「同じ小学校の子がいるよ」と伝えてあげると、子どもたちの緊張が解けるんですね。こういった情報に簡単にアクセスできる点がいい。

顧客管理という点で、他のCRMは検討されなかったんでしょうか?

石嶋 最初、営業管理サービスを導入しようと思ってたんですがコストが見合わなかった。それで、海外のカスタマーサポートツールの導入を試みたんですが、自分ではなかなか大変で、結局つなげることが出来なかった。しかし、固定費は削減したかったので、自分達のビジネスのスケールと利用シーンに見合うものではなかった。

ウェブサイトのフォームにformrunを繋げるセットアップはどなたが行ったんでしょうか?

石嶋 自分ひとりでやりました。文系学生出身ということもあり、HTMLもCSSに関しては初心者でしたが、formrunの「フォーム移行機能」を使って、あとは微修正したぐらいです。実際に導入にかかった時間は30分ほどです。

formrunをご利用されるうえでのポイントなどお聞かせください

体験会を中心に構築されている「JOYSTICK」さんのステータス管理画面

石嶋 体験会のお申込みがあった生徒さんには、10分以内に返信するように心がけています。熱が冷めないうちに連絡することが大切ですね。逆に、体験会を経験した生徒さんには、すぐに入会お申込みの連絡をとらないようにしています。押し売りととられないためです。formrunでは、これらの生徒さんの動態を「未対応」「対応中」「対応完了」「体験会のご連絡」「入会のご連絡」「未入会」などのステータスで管理しています。特に体験会終了後の、「入会」と「未入会」のステータス管理は重要ですね。

入会された生徒さんはデータベースとしてそのまま蓄積できますが、未入会の生徒さんのデータはまさに宝の山、そこからまだまだ掘り起こせるんですよ。特定の時期に、体験会には参加されたけれど未加入の生徒さんに対してメールで一斉にコンタクトを行うといった、そこの使い方が重要ですよね。プロモーションフィーが限られているベンチャーでは、手に入れた情報をいかに効果的に生かすかというのが大切だと思います。

formrunはどういった方にお薦めできますでしょうか?

石嶋 塾を経営されている方などにもいいと思います。夏期や冬期といった講習のご案内なども多いですから。それに塾は、直接生徒さんと対面する時間を経て得られる情報が多いと思いますので、設定したフォームに直接入力していくことで、必要なデータを得ることができますよね。

Profile
石嶋 史弥

JOYSTICK代表 / 日本陸上競技連盟ジュニアコーチ


2014年大学在学中にプロジェクトとして、ランナーのクラブによる育成システムの確立を目指し、ランニングスクール「JOYSTICK」を立ち上げる。その後も日本陸上競技連盟(JAFF)のジュニ アコーチとして現場で活躍。2017年3月にJOYSTICKを法人化予定。現在、東洋大学在学。