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formrun導入でNPO活動を効率化!Salesforceとの連携で実現する情報一元管理と業務改善(特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール)

特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール(以下、放課後NPOアフタースクール)は、放課後の居場所として、アフタースクールを15拠点運営しており、全国各地の居場所にノウハウを展開しています。また、企業や自治体と協働で体験プログラムやイベントを実施し、全国の子どもたちに提供されています。

同団体では、イベントの申し込み受付やお問い合わせ対応等、様々な用途でformrunをご利用いただいています。

formrun導入前はチームごとに異なるフォームを使っており、情報の集約が課題でしたが、formrun導入後はフォームの回答情報はリアルタイムでSalesforceに連携され、効率的な情報管理を実現されています。

今回はシステムデザインチームのマネージャーである、林下様にお話を伺いました。

事業内容

・放課後の場づくりの実践とモデル開発
・全国の放課後の「質」向上
・全国の子どもの体験機会の創出

主な用途

企業・自治体と協働して実施する体験プログラムの申し込み、

外部からの問い合わせ窓口、求人応募窓口、団体内のヒヤリハット連絡窓口

推しの機能

Salesforce連携、Microsoft Teams連携

導入後の変化

分散していた情報がSalesforceに集約され、情報の一元管理と業務効率化が進んだ

利用プラン

PROFESSIONALプラン


最初にformrunのご利用用途を教えてください


林下様: formrunは、企業や自治体と協働で行う体験プログラムやイベントの申し込み受付、求人応募窓口、外部からの問い合わせ対応、団体内でのヒヤリハットの連絡ツールなど、様々な用途で活用しています。

formrun導入後、フォームの入力情報はリアルタイムでSalesforceに連携され、Microsoft Teamsとの連携により担当者への通知がリアルタイムで行われるようになりました。これにより、情報の一元管理が進み、業務効率が大幅に向上しました。

たとえば、企業と協働で行う体験プログラムでは、申し込みフォームからの情報が自動的にSalesforceに登録され、各チームが必要な情報を即座に共有できるようになりました。また、採用説明会の応募管理でも、応募者情報がリアルタイムでSalesforceに連携されるため、スムーズな対応が可能になりました。

formrun導入の背景を教えてください

林下様:以前は各チームが別々のフォームを利用して申し込みを受け付けていましたが、各チームがそれぞれの方法で情報を管理していたため、情報が断片化し、全体の見通しが立ちにくい状況でした。

Salesforceを導入していましたが、応募の登録情報はEXCELで管理し、まとまったタイミングで一括インポートするという運用だったので、新規のプログラム参加者や子どもの居場所の運営事業者、協働パートナーである企業や自治体などを都度登録するというようなことは全然できていませんでした。

団体の方針として、今後はすべての情報をSalesforceに集約していくことになり、そのためにSalesforceとリアルタイムに連携ができるフォームツールを探していたときに、プロボノ(社会貢献を目的としたボランティア活動)で入っていただいていたセールスフォース社の方からformrunを紹介いただきました。

Salesforceと容易に連携でき、操作も簡単なことからformrunの導入を決めました。

実際にどのような効果がありましたか?

林下様:導入前は、各チームが個別に情報を管理していたため、重複したデータや情報の断片化が課題となっていました。

情報の整理ができていないため、自治体や企業と協力して子ども向けの体験プログラムを企画するときにどのような人に対してアプローチすることができるのかわからなかったり、普段から放課後NPOアフタースクールの活動に関心や共感を寄せてくださる方のリストがなく、新規協働パートナーの開拓に対して効果的なアプローチができていませんでした。
また、データが重複しているために、同じ相手に対して複数回アプローチしてしまうこともありました。

formrunの導入により、情報の連携がリアルタイムになったので、いつ誰から応募があったかという情報が、Microsoft Teamsとの連携を通して、すぐに担当者に通知され、Salesforceにも情報が入ってくるようになりました。

Salesforceに情報が集約されるようになったことで、チーム横断で重複した取引先のデータをきれいにまとめ直したり、formrunの導入を契機としてSalesforceの活用も大きく進みました

現在では、企業連携事業のプロジェクトを開催した運営団体に対し、別チームが行っている勉強会やイベントの案内を送るなど、担当部門を超えて情報発信ができるようになりました。

フォームに入力されたデータが自動でSalesforceに入ってきてくれるので、業務の効率化も進みました。データをインポートしなくてよいというのは結構大きいと思っています。

また、外部からの問い合わせが来たときに、以前は雑多な質問をあるチームが受けていたのですが、今はTeamsに通知が送られ、みんなで確認できるようになりました。それによって、「うちのチームなら対応できるよ」とメンバーから声が上がったり、割り振りがすごく簡単にできるようになったというところは大きな変化だと思っています。

formrunのお気に入りの機能はありますか?

林下様:Salesforceとの連携が設定もとても簡単なので、気に入っています。

以前は連携エラーが出てもどこにエラーの原因があるかわからないということがありましたが、そのあたりも改善されてすぐにわかるようになったので、今ではすべて団体内のメンバーに任せられるようになりました。

Salesforce項目との紐づけも簡単に設定できます
(左:フォームの項目、右:Salesforceの項目)

チームごとにユーザーアカウントを与えているのですが、必要に応じて自分たちでフォームを作ってくれるので、自然発生的にフォームの利用は広がっています。

システム部門ではない一般の職員が自分たちでフォームを作って、CRMとも繋いで体験プログラムやイベントの参加者管理ができるというのは、データ管理に力を入れている人たちにとってはとても良いのではないかなと思います。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか?

林下様:どんな企業にもおすすめできるとは思いますが、フォームが作りやすくて、連携もしやすいので、情報が分散してしまっているという課題感を持った方にはおすすめです。

データ管理も大事ですが、フォームもたくさん作っているうちに散乱してしまうことがあります。離職などで人の出入りがあったときに、属人化していると他の人がフォームを変更できなくなってしまうということがあるので、その点formrunではシステムに詳しくない一般ユーザーの方でも簡単に利用できるようになっているので、そこは大きいかなと思いますね。

Salesforceユーザーの方でも、運用データを貯めようという意思がある方には断然おすすめできます。Salesforceがあっても分散したファイルをアップロードしなくてはならないと情報が集約しなかったりするので、いろいろなチームでイベントを実施しているような企業であれば、手間なく情報を一つにまとめることができるので合うと思います

特定非営利活動法人放課後NPOアフタースクール システムデザインチーム 林下 知子様

2019年にシステム担当として放課後NPOアフタースクールに入職。アフタースクールの予約システムをSalesforceにリプレイスする業務に携わる。その後、団体内のあらゆる情報をSalesforceに集約するなど、業務改善を進めている。

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