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個人情報の取扱いに関する誓約

弊社は、貴殿より申込のあった相続相談（以下「本件」といいます。）に基づいて貴殿から開示を受けた個人情報に関して、個人情報保護法とプライバシー権の理念に則り、下記のとおり取り扱うことを誓約いたします。
記
第 1 条（目的）
本誓約書は、本件に基づく業務（以下「本業務」といいます。）の遂行に関し、貴殿が弊社にその取扱いを委託することに伴って提供した個人情報の適切な保護を目的として､弊社が個人情報の取扱いに関して誓約するものです。

第 2 条（定義）
本誓約書において使用される用語は、次の各号に定める意義を有します。
(1) 「個人情報」：生存する個人に関する情報であって次のいずれかに該当するもの
① 当該情報に含まれる氏名、住所、生年月日、メールアドレスその他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除きます。）をいいます。）により特定の個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含みます。）
② 個人識別符号（個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。）第2条第2項に規定する個人識別符号をいいます。）が含まれるもの
(2) 「取扱い」：個人情報の収集、開示若しくは提供、使用等、又は管理
(3) 「使用等」：個人情報の複写、複製、加工、アクセス、又は使用（収集、開示若しくは提供、管理を除きます。）
(4) 「従業者」：自社の組織内にあって直接又は間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事する者。雇用関係にある従業員（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、顧問、派遣社員、理事、監事、役員等を含みます。

第 3 条（秘密保持・使用等）
1. 弊社は､本業務のために貴殿から開示された個人情報（以下「開示個人情報」といいます。）を秘密として保持し、貴殿の書面（電子メールを含みます。以下同じ。）による事前承諾がない限り、第三者に開示又は提供しません。
2. 弊社は、貴殿の書面による事前承諾がない限り、開示個人情報を本業務遂行の目的にのみ使用等し、それ以外の目的で使用等しません。
3. 弊社は､貴殿の書面による事前承諾がない限り、貴殿から認められた取扱区域から開示個人情報を持ち出しません。

第 4 条（個人情報の管理）
弊社は､前条の義務を履行するために、以下の各号の規定を遵守します。
(1) 個人情報保護の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守すること。
(2) 開示個人情報に対する不正アクセス又は開示個人情報及び開示個人情報を含むデータベース等の漏洩、滅失、改竄又は毀損を防止するため必要かつ合理的な安全管理措置を講じること。
(3) 貴殿の指示に従い、開示個人情報を正確かつ最新の状態で保管すること。
(4) 開示個人情報を、善良なる管理者の注意義務をもって管理すること。

第 5 条（従業者の監督）
1. 弊社は、本業務に従事する従業者以外の者に、開示個人情報を取り扱わせません。
2. 弊社は、本業務に従事する従業者のうち開示個人情報を取り扱わせる者に対し、個人情報保護法その他関係法令及び個人情報保護に関するガイドラインを遵守するよう教育し、開示個人情報の安全管理を図るために必要かつ適切な監督を行います。
3. 弊社は、本業務に従事する従業者のうち開示個人情報を取り扱わせる者に対し、その在職中及びその退職後においても、開示個人情報の秘密保持義務を課します。

第 6 条（管理部署及び管理者）
1. 弊社は、本誓約書を差し入れた後遅滞なく、開示個人情報の管理部署及び管理者等を貴殿に通知します。
2. 弊社が前項の管理部署及び管理者等を変更するときは、書面により遅滞なく貴殿に通知します。

第 7 条（返還等）
1. 弊社は、貴殿から要請があった場合又は本件が終了した場合には、開示個人情報が含まれる全ての物件（これを複写、複製したものを含みます。）を速やかに貴殿に返還するとともに、コンピュータ等に記録された開示個人情報を消去して復元不可能な状態とし、その旨を貴殿に報告します。ただし、貴殿と別途協議して定めた場合は、これに従います。
2.弊社は、貴殿の指示により開示個人情報が含まれる物件を廃棄するときは、開示個人情報の判別を不可能とするために必要な処置を実施します。
3. 弊社は、前二項に基づき、開示個人情報を消去又は廃棄した場合は、消去又は廃棄したことの証明書を作成し、貴殿に交付します。

第 8 条（記録）
1. 弊社は、開示個人情報の受領、開示・提供、使用等、管理、返還及び消去についての記録を作成し、貴殿から要請があった場合には、当該記録を提出し、必要な報告を行います。
2. 弊社は、前項の記録を本業務の終了後3年間保存します。

第 9 条（再委託）
1. 弊社は、貴殿の事前の書面による承諾がない限り、開示個人情報の取扱いを第三者に再委託しません。
2. 弊社は、前項の承諾を得て、開示個人情報の取扱いを第三者に委託する場合、本誓約書に定める義務と同等の義務を再委託先に課す旨の契約を締結するとともに、その写しを貴殿に提出します。また、弊社は、再委託先に対し、開示個人情報の安全管理を図るために必要かつ適切な監督を行うとともに、再委託先の行為及びその結果について当該再委託先と連帯して責任を負います。
3. 貴殿が再委託承諾後に、再委託先が不誠実、不適当であると判断した場合、貴殿がその理由を明示して再委託の中止を要求したときは、当該要求が合理的なものである限り、弊社は再委託を中止します。

第 10 条（報告・監督）
1. 貴殿は、弊社による開示個人情報の取扱状況及び再委託先に対する監督状況を調査するため、必要な範囲で、弊社に対し書面による報告若しくは資料提出を求めることができます。また、貴殿は、弊社との事前協議により調査日時や調査方法等定めた上で、弊社の管理する施設等に立ち入ることができます。
2. 貴殿は、前項の報告・調査の結果、開示個人情報の取扱状況等が不十分であると認めた場合、弊社に対して改善を指示することができ、弊社はこれに従います。

第 11 条（開示等請求への対応）
1. 弊社は、本人から、自己の開示個人情報の開示を求められた場合、速やかに貴殿に報告し、本人であることを確認した上で、個人情報保護法上対応が必要な範囲において、これに応じます。
2. 弊社は、開示個人情報に誤りがある場合、本人から、自己に関する開示個人情報の訂正、追加又は削除を求められたときは、速やかに貴殿に報告し、本人であることを確認した上で、個人情報保護法上対応が必要な範囲において、遅滞なく、これに応じます。

第 12 条（事故発生時の対応）
1. 弊社は、自己又は再委託先において、開示個人情報の漏洩、流出、紛失等の事故が発生し又はそのおそれが認められたときは、直ちにその旨を貴殿に報告し、貴殿と協議の上、直ちに被害の拡大を防止するための措置を講じます。また、貴殿と協議の上決定した再発を防止するための措置を講じます。
2. 弊社が、本人等の第三者から、開示個人情報に関する苦情、問い合わせを受けた場合、弊社は、貴殿と別途協議の上対応するように努めます。

第 13 条（損害賠償）
弊社は、自己の責めに帰すべき事由により本誓約書に違反したときは、当該違反によって貴殿に生じた通常損害について賠償する責任を負います。

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